はじめに

こんにちは。株式会社SHIFT テストエンジニアの岡田です。

私はIT未経験でSHIFTに入社してから、アジャイル開発の環境でQAエンジニアとして働いていましたが、今年の9月からSAP導入に向けたユーザー支援を行っています。

前職では、アパレルの販売を経験し、様々な業務の中でも、最も大切にしていたことがお客様とのコミュニケーションでした。

IT業界に入ってから、年齢層やキャリアなどが違う様々なバックグラウンドを持つ方々とコミュニケーションをとる機会が増えました。

その中で、私がコミュニケーションで大切にしていることが、SHIFTでも活かせていると実感しているので、私が普段意識していることをご紹介したいと思います。

こんなお悩みありませんか？

まず初めに、このブログを読んでくださっている皆さんは、日々のコミュニケーションを振り返り、うまくいっていると感じていますか？

私はSHIFTに入社し、初めて「リモート」での仕事だったのですが、以下のような悩みを感じていました。

• 会話をしていて自分が認識違いをしてしまう

• リモート環境だと相手の思っていることを読み取りづらい

• 自分が伝えたい意図と違う解釈を相手にされてしまう

• 少し気になっていることや疑問を解消できる場がない

皆さんの中にも、私と同様にコミュニケーションに対する課題を感じている方はいらっしゃると思います。

そのような方々に向けて、私が今までサービス業で学んだこと・そしてSHIFTで意識してきたことを、今日からすぐ実践できること・日々意識しながら実践することの２つのパートに分けて、説明させていただきます。

実践していること①～今日からできる編～

• 明るい声・元気な声

これは、前職の時から毎日意識しており、今も実践していることの一つです。
SHIFTに入社してから、リモートで顔出しをしないことも多く、相手の表情が見えない状況で仕事をすることが増えました。
リモートにおいては、相手の声でしか感情を読み取ることができないので、私とのコミュニケーションを「とりたい・とりやすい」と思ってもらえるように、明るい声や元気な声を出すことを意識しています。　　

• 物を共有して、見せながら会話をする

実際に会話のみで、認識の違いが起きてしまうことが多々ありました。
そのため、資料を見ながら会話をしたり、まだ資料がないという場合は、Excelやホワイトボードなどを使用し、画面共有して、その場でメモを書いてまとめながら会話するのが効果的です。

これにより、悩みの1つ目「会話をしていて自分が認識違いをしてしまう」と悩みの3つ目「自分が伝えたい意図と違う解釈を相手にされてしまう」を解決し、認識違いを減らすことができました。

実践していること②～日々意識編～

• 広い視野を持つ

会議などで話を進めているとどうしても小さなところに目が行ってしまい、視野が狭くなってしまうことがよくあると思います。会議の前に会議の目的・決めておきたいことを事前に考えておくと、視野を広く持ちながら、会議に参加することができます。

• 様々なことに目を配る

メンバーの状況・困りごとなどを確認できる場を作ると、メンバーの持っている課題感や悩みなどを解決するきっかけになります！朝会や1on1など定期的に行われる場で行うのがベストです。

実際、前職から朝礼という形で毎日メンバーとコミュニケーションをとり、メンバーの体調や今日の目標ややらなければならないことを確認できたので、とても有効的だったと思います。

ただ定期的な場で確認するのが難しいと感じる方もいると思います。そんな方は何気ない雑談から入るのがおすすめです。（趣味や最近はまっていることなどでいいです！）
普段から雑談をしていると、何か困りごとがあった時に、お互いに相談しやすくなります。

これにより、悩みの4つ目「少し気になっていることや疑問を解消できる場がない」状況を変え、朝会などで共有できる場を作ることで、悩みの2つ目「リモート環境だと相手の思っていることを読み取りづらい」についてもコミュニケーションが増えたことにより、解決することができました。

現場での変化

実際にご紹介した4つを意識した結果、普段の会話から課題や気づきを発見する・共有することができています。

私の現場では、毎日朝会・夕会を実施しているので、その場で「実は気になっていることや、疑問に思っていること」を共有しています。

小さなことから大きなことまでありますが、実際に共有したことが課題やリスクだったことも多々あったので、毎日共有できる場があるというのは、早めに課題やリスクに気づけるという点でプロジェクトにとって、とてもいいことだと思います。

最後に

コミュニケーション問題は、相手や状況などによっても大きく異なることがあるので、苦手意識を持っている方もたくさんいらっしゃると思います。

ですが、意外とご紹介したように小さな意識・少しの対策で、場の雰囲気や状況を変えることもできると思っています。

読んでくださっているみなさんも、ぜひ一つだけでも試してみてください！
少しでもコミュニケーションの手助けができれば、嬉しいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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