ChatGPTでメールの作文の工数と労力を劇的に減らす！！！
🎄こちらは公式アドベントカレンダー2024_B 仕事術・キャリア・やってみた系 Day.8 の記事です。
公式アドベントカレンダー2024_A IT技術関連トピック も毎日記事を公開していますので、ぜひあわせてご覧下さい。
★ひとつ前のアドベントカレンダー記事
「実り多き2024年！米作りを通じて考えた社内イベントの意義」
CATチーム、テスト管理ツール「CAT」のエヴァンジェリスト石井です。
CATの紹介はこちら(公式HP) からどうぞ。
今回はCATの話ではなく、システムや情報の根本の小話を書いてみます。
私はサポートという仕事柄、メールでコミュニケーションをとることがよくあります。
でも、メールを書くのってしんどいですよね。
それをChatGPTを使って効率化する方法をお伝えします。
ChatGPT活用方法としては古典的ではありますが、私なりの考え方も添えて書きます。
(ChatGPTと書いてありますが、弊社ではGPTエンジンを利用したクローズドな生成AI環境を利用しております。これらはパブリックな生成AIエンジンの学習に使われることはありません。生成AI上での業務情報の取り扱いは所属する企業、案件の契約、コミュニティのセキュリティポリシーに従って責任をもって行ってください。)
メールを書くプロセスについて考える
まず、メールを書くプロセスを考えると、次のようなステップに分かれます。
書きたい内容を考える
文章の構成、伝える順番を考える
ビジネスメールの表現方法を考えて文章を書く
内容に誤字脱字がないかチェックする
送る
1、2、5は人間がやるべき作業ですので、これらは必要です。
しかし、3と4はChatGPTに任せることで、キーを打つ回数を圧倒的に減らすことができます。
キーを打つ回数が減ると、タイポの回数も圧倒的に減らせます。
メールを書いているときにしんどいのは、個人的には次の4点だと考えています。
そこそこ簡潔な敬語を考えること
簡潔な敬語に言いたいことを言い直して書くこと
打っている間の打ち間違いの再入力
誤字脱字の修正
これらが一気になくなると、メール作成の効率と心理的ハードルが下がり、ミスの確率、思考リソース（考えることで使う脳のエネルギー）の消費が格段に減ります。
本当にすごく楽になります。
ChatGPTに任せる
これを実践するステップはこちらです。
GPTの役割定義（初期プロンプトの提供）
サンプルの文章の提供
依頼文章の作成、依頼
手直し
文章のフィードバック それぞれ説明します。
GPTの役割定義（初期プロンプトの提供）
最初に次のようなプロンプトをChatGPTに入力します。
# あなたの役割
あなたは、私の代わりにメールを書いてくれるライターさんです。
僕の言いたいことを、簡潔なメールに仕立ててくれます。
原則、以下のテンプレートを利用してメールを書いてください。
なお、拝啓・敬具などの表現は不要です。
覚えておいてください。
# テンプレート
様
いつもお世話になっております。SHIFT)石井です。
ご連絡、有難うございました。
★★
取急ぎの連絡、失礼致します。
この他、不明な点等ありましたらご連絡ください。
以上、よろしくお願いいたします。2.サンプルの文章の提供 自分の理想の文章をChatGPTに入力して文体などを覚えてもらいます。
次の内容はサンプルの僕の文体です。
これを覚えて、次作文するときに覚えてください。
様
いつもお世話になっております。SHIFT)石井です。
ご確認いただきありがとうございました。
それでは、空白を入れる案で内容を確定します。
公開については、明日1/16(水)の夜、もしくは1/17(木)の日中を予定しております。
公開が完了次第、改めてご連絡しますので少しお待ち願います。
取急ぎの連絡、失礼致します。
この他、不明な点等ありましたらご連絡ください。
以上、よろしくお願いいたします。3.依頼文章の作成、依頼 伝えたい内容を作成してChatGPTに渡します。
渡したテンプレートを使って次の内容を書いてください。
書く際に注意することは次の通り
・渡した文章をそのまま書くのではなくて、
内容を読んで意図を掴む → どうしたら丁寧かつ簡潔な表現になるか考える
→ テンプレートを適用するの段階を経てください。
・文の末尾にはスペース2つを入れてください。
・引用(>から始まる
・いただけますでしょうか。
という表現はやめてほしい。"いただくことは可能でしょうか。"としてほしい。
---
連絡ありがとう。のちほどスケジュールを送信する。
時間配分についても承知した。
現時点で、利用が確定していないページもあると思うので内容を調整する。4.手直し ChatGPTはそこそこ良い文章を書いてくれますが、少し予想と違う点がある場合がありますので、手直しします。
様
いつもお世話になっております。SHIFTの石井です。
ご連絡、有難うございました。
後ほどスケジュールを送信いたします。
時間配分についても承知いたしました。
現時点で利用が確定していないページもあると思いますので、内容を調整いたします。
取急ぎの連絡、失礼致します。
この他、不明な点等ありましたらご連絡ください。
以上、よろしくお願いいたします。出力された上記の文を次のように書き換えてメールに使います。
様
いつもお世話になっております。SHIFTの石井です。
ご連絡、有難うございました。
後ほどスケジュールを送信します。
時間配分についても承知しました。
現時点で利用が確定していないページもあると思いますので、内容を調整します。
取急ぎの連絡、失礼致します。
この他、不明な点等ありましたらご連絡ください。
以上、よろしくお願いいたします。5.文章のフィードバック 手直しした内容をフィードバックして、次回の生成時に活用してもらいます。
レビューしました。
内容、言い回し、語尾、などについて確認をして次に活かしてほしい。
---
(上記の手直しした文章を記載)こんな感じです。チャット文化が主流になったとはいえ、お客様とのやりとりにはどうしてもビジネスメールが必要です。
うまく効率化して楽になった分、本来頭を使うべきところに集中して生産性を高められれば良いですね。
CATエヴァンジェリスト、石井優の小話でした。
ではでは。
(宣伝)
私の担当するテスト管理ツールのCATもよろしくおねがいします！公式HP
CATブログ｜SHIFT Group 技術ブログ
株式会社SHIFTが提供する統合型ソフトウェアテスト管理ツール 「CAT」の最新情報や活用事例を発信中。
執筆者プロフィール：石井 優
倉庫事業企業のシステム部門にて、基幹システムの開発・保守・導入及び大規模基幹システム移行への参画を経験し、2015年SHIFTへ入社。 CATエヴァンジェリストとして、ツールだけでなくプロジェクト管理プロセスに関する紹介や提案など幅広く活動中。
CATやTDのことに興味があればいつでもご連絡ください！
🎁次のアドベントカレンダーは
【イベントレポート】2024/11/7開催 第１回SaaS管理ツール「ワスレナイ」運用セミナー
お問合せはお気軽に
https://service.shiftinc.jp/contact/
SHIFTについて（コーポレートサイト）
https://www.shiftinc.jp/
SHIFTのサービスについて（サービスサイト）
https://service.shiftinc.jp/
SHIFTの導入事例
https://service.shiftinc.jp/case/
お役立ち資料はこちら
https://service.shiftinc.jp/resources/
SHIFTの採用情報はこちら
https://recruit.shiftinc.jp/career/
PHOTO：UnsplashのMariia Shalabaieva