こんにちは、SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部です。
自社SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信しながら、 SaaSにまつわるお役立ち情報をお届けしています。

今回は11月7日に開催した
”第1回今日から使える実践テクニック！SaaS管理ツール「ワスレナイ」の運用セミナー”の内容を振り返ります！

参加された方はおさらいを、されていない方はぜひ「ワスレナイ」の活用の参考にしていただければと思います。

この記事はこんな方におすすめ

• 「ワスレナイ」の初心者向けの活用方法を知りたい方

• 運用セミナーのおさらいをしたい方

• 次回の運用セミナーに興味がある方

ワスレナイ運用セミナーとは

今日から使える実践テクニック！SaaS管理ツール「ワスレナイ」の運用セミナーは その名の通り、すぐに試せる「ワスレナイ」の活用方法をご紹介するセミナーです。

当日は開発プロダクトチームが実際に「ワスレナイ」の画面を投影しながら操作の説明をします。
参加者の皆様にはハンズオンで一緒に手を動かしていただけるセミナ―用の環境をご用意しますので、同様の「ワスレナイ」の画面を見て手元で試しながら参加いただくことができます。
コメント欄で質問することも出来るので理解が深まること間違いなしです！

今回のセミナー内容

第1回は「ワスレナイ」の活用方法を知りたい方、導入を検討されている方、SaaS管理を効率的にしたい方向けに 基本的な以下の利用方法・活用方法をご紹介しました。
①アカウント管理台帳としての活用方法
②内部統制・セキュリティ強化
③SaaSコスト管理として活用方法

それでは、ここからは実際にセミナーの内容をまとめていきます。

セミナーレポート

活用例①SaaSのアカウント管理台帳

アカウントの管理台帳として活用するにはこちらの３ステップが必要です。

メンバーを登録しよう！

メンバーの登録は「ワスレナイ」画面左側のツールバー”メンバーマスタ”から行います。
ホーム画面のメンバーを追加ショートカットからも作成可能です。
また、一部のソフトウェアと連携して自動で取得することもできます。

SaaSの登録をしよう！

次にSaaSの登録です。実はとても簡単で、管理者のアカウントがお手元にあればものの５分もかからず連携できます。
連携方法を見るボタンから、各ソフトウェアの連携方法をご確認いただくことができます。
こちらもホーム画面のショートカットから行うことができます。

メンバーとツールの一元管理をしよう！

ソフトウェアのデータ連携を行うとメンバーマスタとアカウントが結び付けられます。こちらは毎日自動で更新され、最新データが反映されます。
ソフトウェアごとにアカウントの所有者を見る場合は各ソフトウェアの管理画面から、
メンバーごとに使っているソフトウェアを見る場合はメンバーマスタの各メンバー名をクリックすると確認できます。
退職時などにどのアカウントを削除したらよいか、一目瞭然ですね。

活用例②内部統制・セキュリティ強化

ワスレナイを内部統制・セキュリティ強化として活用するには２つポイントがあります。

シャドーIDを「0」にしよう！

• シャドーIDとは

　メンバーマスタに登録されているメールアドレスと紐づかないアカウント

各ソフトウェアのアカウントの中からメンバーマスタと紐づかないアカウントが検出されるとシャドーIDとして表示されます。
言い換えるとメンバーマスタにいない方にアカウントを発行していることになるので、セキュリティ面でもコスト面でも確認が必要です。
例）退職済みメンバーのアカウントなど

シャドーIDの棚卸を行うと、外部メンバーを招待している例やメーリングリストなどが検出されることがあります。
それらはゲストIDとして承認を行いましょう。

このようにシャドーIDとなっているアカウントを、メンバーマスタと紐づけたりゲストIDとして承認したりして棚卸しすることで内部統制・セキュリティ強化にご活用いただけます。

退職予定者の退職日を登録しよう！

退職予定者が出たら、メンバーマスタから退職日を入力しましょう。
メンバー詳細画面のケバブメニューから行うことができます。

退職予定日を入力後、退職日が過ぎるとメンバーのステータスが退職済に変更されます。 退職済メンバーのアカウントは削除対象となり、管理者のタスクとしてアカウント削除と表示されるため 削除漏れを防ぐことができます。

活用例③SaaSのコスト管理としての活用

各SaaSごとの未利用者と削減可能コストの確認！

一部のソフトウェアでは一定期間ログインのないアカウントを検出することができます。 ソフトウェア詳細画面の利用状況にて利用中アカウントと未利用アカウントのアカウント数、割合、コストが確認できます。
また、削減することで見込める金額も算出して表示しております。
未利用ユーザーとして検出する期間は自由に変更できるので、貴社の体制に合わせて設定が可能です。

ライセンス管理もできます！

一部のソフトウェアでは余剰ライセンスの管理と各メンバーごとにどのライセンスが割り当てられているのかが確認できます。 最近のアカウント利用状況と合わせて、利用頻度が低いメンバーのライセンスを変更するなど、割り当てライセンスの最適化に活用いただけます。

ダッシュボードで料金確認！

各ソフトウェアごとの利用料は把握していても、料金の推移やソフトウェアにかけているコスト全体は確認できていないという方もいるのではないでしょうか。
ダッシュボードでは、ソフトウェアにかかるコストの合計金額とソフトウェアの内訳などをまとめて見ることができます。 類似ソフトウェアの棚卸や、コストが多いツールの見直しのきっかけなどにご活用いただくことができます。

まとめ

今回のセミナーのポイントをまとめてみました！

アカウント管理台帳としての活用方法

　①メンバーマスタを登録しよう
　②SaaSを登録しよう
　③メンバーとツールの一元管理をしよう

内部統制・セキュリティ強化

　①シャドーIDを「０」にしよう
　②退職予定者の退職日を登録しよう

SaaSコスト管理として活用方法

　①各SaaSごとの未利用者と削減コストの確認
　②ライセンス管理も可能
　③ダッシュボードで料金確認

最後に

ここまで、セミナーの内容をご説明させていただきました。
初めて開催した「ワスレナイ」のセミナーでしたが、89人に申込いただき、実施後のアンケートでも「定期的に開催してほしい！」「とてもわかりやすくすぐにでも次回開催の申込をしたい！」との嬉しいご感想を多数いただきました。

また、セミナー参加者限定で、今後のロードマップも公開させていただき、「無料でここまで教えてくれるの！？」とかなりご好評でした。

次回、2024年12月23日はご要望の多かったハードウェア管理についてのご説明を行います！ 直近行った大幅なアップデートについても、開発プロダクトチームより機能をご紹介します。
これから「ワスレナイ」でハードウェア管理をしようと思っている方だけでなく、 既に活用いただいている方も必見です！☆
記事では伝えきれない部分も多くありますので、みなさまのご参加をお待ちしております！

次回の開催予定

第2回 SaaS・IT管理ツール「ワスレナイ」の運用セミナー
～ハードウェア管理の基本操作編～
2024年12月23日（月）14:00～14:50
お申込みはこちら！ 

そのほか、近日開催予定のセミナー・イベントはこちら 

SaaS・IT管理ツール「ワスレナイ」

「ワスレナイ」でできること

・SaaS数/アカウント数/コスト/契約更新時期 を一元管理
・退職者アカウントを自動で可視化し、セキュリティ対策
・利用頻度の低いアカウントを検知してコスト削減
・ハードウエアも一元管理

SaaSの管理にお困りの方、今後SaaSの導入が増えていきそうな方、まずは資料のダウンロードをしていただくことも可能です🗒
下記よりお問い合わせください。

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