自己紹介

はじめまして株式会社SHIFT 24卒 オンダです！
未経験で入社し、新卒研修がおわり、実務に入ってもう9か月が経とうとしています。社会人として過ごしたこの期間は非常に学びが多く日々成長を実感しています。

今回、私は自分が経験した仕事上でのコミュニケーションの課題ついてお話したいと思います！ブログの内容は新卒の方に向けたものですが、社会人歴のある方も「こういうことあったなぁ」と思いを馳せながら読んでいただけたら幸いです。

はじめに

IT業界の新卒として初めて社会に出たあなたは、きっとすぐにたくさんの新しいチャレンジに直面することでしょう。
その中でも、TeamsやSlackなどを用いたお客様とのテキストベースでのやり取りは大きな壁の一つです。

特にIT業界はリモートワークを積極的に取り入れている為、テキストコミュニケーションをとる機会が多いです。昨今では、当たり前のようにSNSを使用し、テキストコミュニケーションをとっている人がほとんどだと思います。

私もその一人です。

しかし、LINEやInstagramなどのSNSを用いたコミュニケーションとビジネスチャットは全く別ものでした。

今回は、IT未経験新卒の私が実際に直面したビジネスチャットの課題について触れていきます！ 同じような悩みを抱えている現在新卒のみなさん、また、これから新卒として入社するみなさんが円滑にコミュニケーションとれるようになるため、私が感じたビジネスチャットの３つの壁とその対策をご紹介します！

▼ まさにこんな感じだった

1. 認識齟齬の壁

私が実務に入って最初に感じたテキストコミュニケーションの壁は「認識齟齬」が起こりやすいということです。
文字だけの伝達では、抑揚や声のトーンなどを感じることができない分相手の意図やニュアンスを誤解してしまいがちです。 特に、プロダクトの仕様確認や不具合報告の際、事実と自分の考えをきちんと分けて説明しないと、相手が意図を正しくキャッチできないことがあります。
この問題を解決するためには、事実は事実として示し、自らの感想や意見を明確に区別して伝えることが肝心です。 また、疑問を感じたら「私は○○と考えているのですが、認識合っていますか？」と確認を入れる習慣を付けると「え？そうだったの！」となることが減ります。 また、なぜそう思っているのか理由も付け加えることでさらに相手に意図が伝わり適切な回答が返ってくるようになります。

2. 敬語の壁

新入社員という立場上どうしても「敬語」は大きな壁となります。特にテキストコミュニケーションでは書いたことが一生残るため、適切な敬語を使うことが重要です。 今の時代、敬語がなってない！！！なんて強く指摘する人はあまり多くないと思いますし、自分自身指摘されたことはありませんが、「使えるに越したことはない」ですよね！
いくつか陥りがちなミスを紹介したいと思います。

例1）
誤：よろしくお願い致します。
正：よろしくお願いいたします。

これは「致します」漢字になっているのが正しくありません。
「いたします」は補助動詞のためひらがなで表記します。「下さい」も同様に「～してください」のように補助動詞の場合はひらがなで表記します。

例２）
誤：資料を添付させていただきます
正：資料を添付いたします、添付します

これは「させていただきます」の使い方が適切ではありません。
「させていただきます」は相手の許可をもらうときや自分にメリットがあるときに使います。

例えば、「こちら処分させていただきます」のように用います。資料を添付するのには相手の許可はいりません。むしろ業務上必要なことです。
自分にメリットがあるかというのも「資料添付をすることで、相手に考えを伝え業務を遂行することができる」という意味ではメリットかもしれませんがへりくだりすぎと感じさせてしまうかもしれません。

敬語のレベル感を合わせる

ここまで正しい敬語について述べましたが、実は私が突き当たった大きな壁は敬語のレベル感です。お客様（=敬語を使用する相手）によっては、へりくだり過ぎることも、それはそれでよくありません。顧客に応じて敬語を使い分ける必要があります。

毎回「申し訳ございませんが」を付けていたり「させていただきます」や「していただけませんでしょうか」「○○いたします」などを使うと、読みにくかったり言いたいことが伝わりにくかったりと逆に負担をかけてしまいます。

また、敬語は文字を打つのにも時間がかかります。それはつまり、意思の伝達に時間がかかる、つまりコミュニケーションロスの発生を意味します。
そのため、相手がそれを求めていないのであれば「○○いたします」→「○○します」など丁寧語にとどめておくので十分なのです。私自身現在の案件先では「○○しますね！」「○○おねがいします！」などエクスクラメーションマークもつけますし、絵文字をよく使用します。はじめはかなりカルチャーショックを受けましたがいまでは少しずつ慣れてきました。

余談ですが、カルチャーショックだったものでは他に、@メンション するときに名前の後ろに「さん」を付ける付けない、などのルールもあったりします。

3. 「コミュニケーションの機会自体が減りがちになる」の壁

はじめは、テキストコミュニケーションで上記の認識齟齬に気を付けたり、敬語に気を付けたりすると、一回のチャットに非常に時間がかかります。そのため非常に疲れます。

結果、一つ一つのコミュニケーションに時間がかかるため、まとめて確認しよう、とか、いったん自分で判断しよう、となりがちです。「とりあえずまとめて確認すれば良い」と考えてしまうと、その時考えていたことを正確に思い出せなかったり、業務が遅れたりします。

時間がかかりますが、確認しなくてはいけないことはその場でする！ことを心掛けましょう！ 私自身これが一番の壁で、気が付いたら自分で判断してしまっていたり、まとめて確認しようと思っていたりして反省する日々を送っています...

おわりに -テキストコミュニケーション力を向上させるには-

私が最初に就職した際、IT未経験者として直面したのは、こうしたテキストコミュニケーションの難しさでした。
しかし、案件リーダーや先輩のチャットの温度感、やり取りを観察し自分とは何が違っているのかをみつけることを意識的しました。また、チーム内で、とにかくフィードバックください！と求めました。（求めた結果フィードバックを逐一くださる先輩方に感謝です）

まだまだ直すべき点は多いですが、これらを習慣化することで、スムーズにコミュニケーションをとる能力が身に付き、チームの一員として貢献できている実感が持てました。

つまり、テキストコミュニケーションは日々の小さな実践と意識次第で大きく改善可能なのです。正確な情報伝達と効果的な敬語の使い方、そして頻度とスピードを意識して対応することで、IT未経験であっても新卒の皆さんは自信を持ってテキストコミュニケーションの壁を乗り越えられるでしょう。

この記事が、皆さんの社会人生活のサポートとなれば幸いです。
直接のコミュニケーションについては次の機会に！

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