ご挨拶

初めまして！株式会社SHIFTのカスタマーサクセス部、Salesforceグループの加藤です。私はPathfinderへの参加をきっかけに、2023年5月からSHIFTに勤務しています.

それ以前は、全くITとは無縁の業界で5年間働いていました。まさに「IT初心者」の私が、この新しい環境で日々驚くことの数々を、ブログを通じて皆様にお伝えしていきたいと思います。

初業務

SHIFTに入社し私が初めて任された仕事は、 「プロファイルや権限周りが複雑化していて、それを整理したい」というご要望でした。

Salesforceを学ぶうえで最初に習うのが「プロファイル」なのですが、これはSalesforceの基本中の基本です。私自身、Salesforceの知識はまだまだ浅いですが、Pathfinderや資格を通じて学んできたことが今回の仕事で活かせるかもしれないと感じ、ワクワクしていました。「よし、頑張るぞ！」と自分に喝を入れていると、上長が静かにつぶやきました。

「部署ごとにプロファイルを作ると複雑になりやすいんだよね…。」

プロファイルとは？

Salesforceのプロファイルについて皆さんはご存知ですか？プロファイルとは、各ユーザーに対して1つずつ割り当てられるもので、これによりアプリケーション内での動作やアクセス権を管理することができます（詳細はこちら）。

Trailhead（Salesforceの学習環境）では、「営業プロファイル」や「サポートプロファイル」のようなものが作成されることが多く、それぞれが異なる権限をもつことになります。実際に部署ごとにプロファイルを作成している企業も多いのではないでしょうか。

私自身も、これまでの学習の中で「部署ごとにプロファイルを作成する」という考え方を持っていましたので、上長の言葉はとても衝撃的でした。

プロファイルが増えることによるデメリット

では、どのようにプロファイルを作成すればよいのでしょうか。最初に言っておくと、「部署ごとにプロファイルを作成すること」が間違いというわけではありません。

ただ、改めて部署ごとに作成したプロファイルを並べてみると、「実は同じようなプロファイルを作っていた」「部署の数が多いため、プロファイルの数も増えて管理が困難になってしまった」といった声もあります。

プロファイルの数が増えることで、日々の管理はもちろん、テスト実施時やリリースの際の確認にも時間がかかったり、部署の増減や部署移動の際の管理が困難になったりするなど、デメリットも多くなるのです。

そのプロファイル、本当に必要？
プロファイル設定のベストプラクティス

ポイントは「プロファイルの設定は最低限度に留め、権限セットや共有ルールなど、Salesforceが提供する便利な機能を上手に活用する」ことです。

まず、この2つを明らかにする必要があります。

1. Salesforceを利用するのは誰か

2. Salesforceを使うことでどのような目的を達成したいのか

例えば、このイラストを見てください。

まず、Salesforceを利用するのはA、B、Cの3つの部署だとします。（ここは部署ごとに分けることが多いかもしれません）そして、それぞれが、部署に即したプロファイルを付与されています。

次に、オブジェクトのアクセス権も見てみましょう。Aは対象のオブジェクトを見ることができません（非表示）。Bはオブジェクトを参照する必要があり、Cは参照と編集ができる必要があります。今は3つの部署ですが、部署が増えたら？管理が大変になりそうです。

そこで、以下の通りプロファイルを見直しましょう。

BとCは異なる部署ですが、どちらも「参照」権限が必要なので、同じプロファイル（参照プロファイル）を割り当てることができます。
「いやいや、Cは編集もできないと！」もちろんです！でも思い出してください。プロファイルの設定は最低限度がポイントです。Cには権限セットで「編集」権限を付与します。

このように、Salesforceには便利な機能がたくさんあります。権限セットや共有ルールはユーザーごとに設定することができ、より広い権限を割り当てることが可能です。 単純に部署ごとにプロファイルを作成するのではなく、全体の業務フローや各ユーザーの必要性を考慮して、最適な設定を行うことが求められます。

余談ですが、Spring '26のリリースでは「プロファイル廃止」も今後実施される予定となっています。これによりプロファイルでの管理よりも他の機能を上手に活用することがますます重要になってくるはずです。

まとめ

さて、ここまでお読みいただいた皆さんの中には、「自分のSalesforceは大丈夫だろうか」といった新たな疑問を抱えている方もいらっしゃるかもしれませんし、「そもそも権限セットってなんだっけ」といった疑問もあるかもしれません。

権限セットについては、今後のブログで詳しく紹介する予定ですので、続報をお待ちいただければ幸いです。すぐに詳細を知りたい方は、Salesforceグループが全力で解決に導きますので、お気軽にご相談ください。

私自身、初めての業務で驚きの連続でした。ただ知識を得るだけではなく、それを実際に運用していくことは、少し違った視点が必要だということを実感しました。

これからも小さな気づきを大切にし、日々の学びをブログで共有していきたいと思っています。 お読みいただき、ありがとうございました！

お問合せはお気軽に

SHIFTについて（コーポレートサイト）
https://www.shiftinc.jp/

SHIFTのサービスについて（サービスサイト）
https://service.shiftinc.jp/

SHIFTの導入事例
https://service.shiftinc.jp/case/

お役立ち資料はこちら
https://service.shiftinc.jp/resources/

SHIFTの採用情報はこちら

PHOTO：UnsplashのDomenico Loia