はじめに

こんにちは！SHIFT人事で労務を担当している島貫と岡田です。

私たちSHIFTは毎月150名規模の採用をつづけています。労務チームはそれら手続きに加えて、現職従業員の産休・育休をはじめとした休職管理、契約社員の契約更新、年末調整、その他問い合わせを一手に担っています。

労務を担当されているかたはきっと共感いただけるかなと思うのですが、労務は「できて当たり前」の世界。

諸手続きをスムーズにこなすことはもちろん、日々の問い合わせにもスピーディに対応することが求められます。その陰で、業務過多に悩む労務の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、私たちが業務の効率化をどう進めてきたのかをお伝えすることで、他社の労務ご担当者の負担軽減につながる情報提供になればと思います。

業務効率化前の現状と、内製でやりきる体制について

岡田：私たちは十数名のチームで、急増する従業員対応と、毎日150件近い問い合わせに対応しています。 業務効率化前は、問い合わせから対応完了までにかかっていた時間は10日ほど、時には何週間もかかっていました。

毎月150名も従業員が増えるという状況は世の中的にかなりレアですし、そもそもこれだけの人数を抱える企業の場合、入社手続きの部分だけでもアウトソーシングするのが一般的。でも私たちSHIFTは全部、内製でやっているんです。

アウトソースをすると業務量自体は減るとしても、自分たちでコントロールできない部分が増えて、スピード感をもって対応がしにくくなる。社内であれば改善を重ねることでスピーディに対応でき、一人ひとりの労務メンバーの力もつく。

そういった考えから、SHIFTでは今のところ社内でやることのメリットが大きいと思ってアウトソースはしていないんです。

具体的にどう改善を進めたのか。優先順位と、実際の例

島貫：とはいえ前述のとおり、あまりに問い合わせや手続きに時間がかかってしまう、という状態は改善が必要です。

そこでまずは、タイムパフォーマンスがいい業務について優先的に改善へ着手しました。

日常業務をフルでもちながら改善も行う。そのため改善したら半年でどれだけの時間短縮につながるかを考えて、影響の大きいところからとりかかることにしたわけです。

例えば、関係者で方向性や詳細を決める会議、それから実際の開発で20時間かかる改善点があったとします。でもやったところで、半年で5時間の業務時間の削減につながる場合の損益分岐点は2年。これは優先度は低いので後回しにしよう、といった感じです。

そうなると、まずは人を巻き込まず、自分で完結できる部分で改善のパフォーマンスがいいものを最優先でコードを書いていくのがよいということになります。自分で完結するメリットは、UIやマニュアル、イレギュラーをつくりこむ必要がないこと。やりすぎると属人化してしまうので一時的な対処として、余剰時間をつくるために、ですが。 

実際どんなことをしたかというと・・・

島貫：人事あるあるですが、行政データを利用しようとしても、企業が欲しい様式と違うので、そのままでは利用できないケースがあります。そのような場合はプログラムを書いて利用したい様式を一括して変換できるようにしました。

あとは、利用するシステムによっては、CSVが取り込めなかったり、保護がかかって触ることが出来ないエクセルがあったりします。

そのようなデータを以前は手作業で登録する以外に方法がなかったのですが、プログラムやRPAを利用したりして極力手作業を減らすことでミスや作業量を削減したりしています。

コードを書くような改善以外だと、例えば入社時手続きに必要な情報を100％得るために案内文を直したり、フローを見直すなども地道にやっていましたね。

年金番号がほしいのに、前職の健康保険の事業所番号が書かれていたり、マイナンバーカードをもっていないといわれたり、手戻りが多い点を改善するためです。

SHIFTは従業員数が多いので、自動化の改善効果が年間何十時間単位と大きいので、効果がわかりやすいのはいいところ。

岡田：こうしたことに加えて徹底したのは業務の見える化でした。“何かを改善する際は、業務を見える化する”のはSHIFTのカルチャー。

そうすることで例えば、問い合わせのリードタイムやクロージングまでの期間、社会保険を完成させる日数など、各業務にかかる工数で、なにを削減どれぐらい削減すべきかKPIを立てられます。

加えて自分たちがやるべきこととそうでないことを明確に区別することもできるんです。

このように「業務を見える化して、構造化する。そのうえでKPIを見ながら必要な改善策を考え実行する」。今は約1年が経って、やっと少しずつ各数値が改善してきたというところです。 

目指したい、理想の労務。感動を生む労務

岡田：こうした改善を重ねてインフラとして蛇口をひねればいつでも水が出る状態を構築する。これが目下、私たちがめざすところですが、その後についても、最近は考えています。

正しい情報がインプットされれば、すべて自動で処理される。そんな理想の労務を突き詰めたいなと。人が介在する価値というのは、別の部分にあるので、そこに時間をかけられるようになりたいんです。

感情に配慮したような相談ごとにしっかりと向き合っていきたいですし、「こんなこともやってくれるんだ」という感動を生む労務まで実現していきたい。

組織全体にいい影響を与える施策を色々と考えていますし、そういったチャレンジはどんどんやっていこうというカルチャーがSHIFTらしいなと思っています。

島貫：ちなみに大変な業務をこなしながらも、チームみんなが仲がいいのがSHIFTの労務チームの良いところです。年齢層はバラバラですが、みんなフラットで誰が偉いとかなく、意思の疎通ができている。

一般的に労務って、「改善したい」と誰かがいうと、嫌がる人が多い。これまでのやり方を変化させるとミスが起きやすいので踏襲することを好むというか。でもSHIFTはむしろみんな改善提案を歓迎しますし、無理とは言わずにまずできる方法、よりよい方法を考えてみる、そんなカルチャーがあります。

もしこの記事を読んで、SHIFTの労務チームって面白そうだな、と思われた方は是非以下もチェックしてみてくださいね

SHIFT人事部に興味をもっていただいたかたへ、以下よりご応募をお待ちしています♪

●人事企画　詳細ページはこちら

◎SHIFT HR BLOGでは、人事のみなさまが知りたいことを大募集しています！ 参考にして記事にしていきますので、ぜひともご回答よろしくお願いいたします♪ 　⇩⇩⇩
https://forms.office.com/r/xtEgrT9NP0

お問合せはお気軽に
https://service.shiftinc.jp/contact/

SHIFTについて（コーポレートサイト）
https://www.shiftinc.jp/

SHIFTのサービスについて（サービスサイト）
https://service.shiftinc.jp/

SHIFTの導入事例
https://service.shiftinc.jp/case/

お役立ち資料はこちら
https://service.shiftinc.jp/resources/

SHIFTの採用情報はこちら
https://recruit.shiftinc.jp/career/