違和感について考えてみた④コミュニケーションの悩み「議論の進め方：事象の抽象・具体のコントロール」について
はじめに
こんにちは、 アドベントカレンダー最終日 担当のDevOps推進部の佐藤です。外の活動では、「なそ」と名乗っています。
今日は、普段感じる違和感について考える第4段です。
クリスマス・イブがすぎ、クリスマス最終日。みなさんアドベントカレンダーは楽しめましたか？ 私は25日が近づくにつれて、ドキドキしていました。最終日に何がいいんだろう？って考えながら。
世の中は12月23日(金)が2022年最終出社の人もいるのではないでしょうか？ という状況を考えながら、休みの中でみんなで悶々とする違和感を共有して、自分なりの整理したことをお伝えするのが良いかなと思いました。もしくは、2023年の最初に見るブログとして一緒に考えていきましょう。
違和感を感じたタイミング
今回のテーマは「議論の進め方：事象の抽象・具体のコントロール」についてです。 コミュニケーションの悩みになります。
勉強会でV字モデルの説明をしているときに、料理で例を出して話をしているときに、この課題の話になりました。
その時の説明と例は、以下の感じでした（いろんな説明方法があるので異論は認める）
自分自身が定食屋に入って、食べたいものを注文するところからプロジェクトは開始します。
1.『とんかつ定食』を注文する
2.厨房がレシピに合わせて、『とんかつ』、『ご飯』、『お味噌汁』、『漬物』を作る
3.『とんかつ』にはキャベツの千切り、とんかつ、からし、ポテトサラダが乗っかります
4.お盆に乗せて、定食が提供される自分が想像した
5.『とんかつ定食』であるか確認する『とんかつ定食』を食べるお会計
１のとんかつ定食の話をするときに千切りキャベツの太さ や お味噌汁の中身の話をされると会話のズレが発生します。 ここが今回違和感を感じたポイントです。
注文時の確認をするときに別の観点が入ることで議論が発散するので十分な議論ができない可能性が発生します。 これを「事象の抽象・具体のコントロール」と呼んでいます。
ここで誤解してほしくないのは、注文しているときに別の話をするなという意味ではないです。 注文時にご飯の量を聞いたり、好き嫌いの話をしたりするのでコミュニケーションとしては大事です。
抽象的な話をしているときには同じレベルの抽象度の話をする必要があります。 話題が変わるタイミングで事象の抽象・具体の変更する事ができます。
自分たちが何の議論をしているのかを考えるか。気になったところから議論していくのか 会議の全体を俯瞰しながら行うことが必要になります。
事象の抽象・具体のコントロールについて
ズームイン・ズームアウト
事象に対して、具体化していくことをズームイン。
抽象化していくことをズームアウトと言います。 具体な事象では、共通認識を作れない場合、抽象化することで一般的なレベルになるため、理解が容易になりやすい（あくまでも「なりやすい」 大事なので2回言います）です。 逆に抽象的すぎて、実感がわかない場合はズームインすることで具体化されるので、理解しやすくなります。
とんかつ定食をズームインすると『とんかつ』、『ご飯』、『お味噌汁』、『漬物』になります。 更に『とんかつ』をズームインをすると『ロースとんかつ』『ヒレとんかつ』と具体化します。
カテゴライズ
ズームイン・ズームアウトをやる際に意識するのが、事象のカテゴライズを意識します。 このカテゴライズも曲者で人によって認識が違うんですよね。 例としては、スイカは野菜か？という話です。
明確に分けたい人、曖昧でもいい人、興味ない人がいるので、文化によっても結果が変わってきます。
概念の横展開
同じカテゴライズだけだと、伝わる人が変わらない可能性が高くなります。ズームアウトした上で別カテゴライズに展開することで概念といったレベルで共有することもできます。
具体的な事象になればなるほど、横展開することは難しくなります。個人が持っている知識・経験は違いますので概念の横展開は大事になります。
横展開できる知識の幅ももれなく必要になりますが・・・・・・。
議論を進める際の注意点
事象の抽象・具体のコントロールの話だけだと、すぐに使える知識にならないので、活用する場所である会議やミーティングを開催するときの注意点も考えてみましょう。
例えば私が改善活動をしているときに確認するポイントになります。
一人が使える時間(会議時間÷人数)
ミーティングの議論ポイント
とりあえず呼ばれた上長
タイムキーパー
議論VS我々の構造
まだまだあると思いますが、最初の確認、改善のポイントです。 一つ一つ見てみましょう。
一人が使える時間(会議時間÷人数)
会議時間に対して人数が多い。もしくは少ない。
意思決定をするための情報が集まらずに決定事項を決められない。
次回会議にしましょうになることになります。 会議やミーティングでは、発言量に差が出やすいですが一人が使える時間を計算しながら進行をしていく必要があります。 それぞれが持っている情報量には差があるので、完全なコントロールはできません。事前の準備レベルを変えることはできます。
ミーティングの議論ポイント
会議やミーティングにおいて、会議の目的やゴールを明確にするのは大事ですが、そのゴールに至る道を定義するのも大事です。
例えば、道筋が決まっているので承認がほしいのか。
議論して結論を導きたいのか、とりあえず悩みを聞いてほしいのか、雑談したいのかとかとかです。
とりあえず呼ばれたメンバーや上長
意思決定できる人、議題の細かいデータを持っている人に参加してもらうのは大事です。 しかし、とりあえず呼んでしまうと時間泥棒になってしまいます。 不安だから居てほしいはよくわかりますが、役割を考えてみましょう。上長であれば事前に話をして方向性を確認しておくだけで済む場合も多いです。メンバーだと情報をもらうだけだったりしますよね。
タイムキーパー・ファシリテート
議論が白熱するとなかなか止めにくいと思いますが、あなたは格闘技のレフリーの如く相手に割って入るくらいの勢いを持って議論を止める必要があります。議論のポイントによっては時間調整等々をしながらゴールにファシリテートが必要になります。
議論のポイントがディスカッションで作り上げていくのであれば歓迎することです。しかし、承認を得る会議のはずなのに白熱したディスカッションになると方向性がズレていきますよね。
議論VS我々の構造
議論を行うと主張するポイントが出てきます。
そうするとその人が主張していることに対して、人対人となり議論が違う方向に飛び火することがあります。冷静であれば一旦落ち着くことはできますが白熱すればするほど周りが止めることができなくなります。
水をぶっかけて議論を止める方法を取るのか、座席の位置を考えながら人対人になりにくい情報を作るのかが大事になってきます。
リモートワークが主体になって、対面(自分対画面)になると人対人になることが多いので注意です。
ついでに認識って人によって変わりますよね
とんかつの盛り合わせにポテトサラダの話を上げましたが、ポテトサラダの具は人によって中身が変わりますよね。
私は北海道出身なんですが、ポテトサラダにはみかんが入っています。入っていないとポテトサラダではないという議論はないですが、満足度が変わるポイントでもありますね。
1つのポイントで思ったものと違うとなりやすいのが、この個人間の認知とのズレがシステムのズレになります。
この場合だとポテトサラダですので大きなトラブルにならないと思います。これがシステムであれば大きなズレになってシステム化の目的を達成できないに繋がります。
このポテトサラダにみかんがDevOps推進部では大きな話題となり、許せる派、許せない派の議論になりました。はたまたりんご派も現れたので、ポテトサラダにみかんが入っているのについて、アンケートを取ってみました。
投票数 86 コメントが60件を超えました。
「えっ…… 許せない」という人が多くて、びっくりの結果になっております。酢豚にパイナップル的な怪しさがあるようです。 りんご派も一定数いますね。みかん派は2人……（ちなみに私ではありません）
まとめ
抽象・具体のコントロールは練習が必要だと思います。
私は未だにすれ違うことが多いです。 一気に具体から抽象に変更してしまうと聞いている人がついてこられずに議論がうまく行かないということが多いです。（逆もしかり）
1つができるようになっても劇的改善につながりませんが、人生が豊かになります。サンタクロース「なそ」からのクリスマスプレゼントでした。
＼MERRY CHRISTMAS 2022／
執筆者プロフィール：佐藤 博之
SIerで要件定義から保守までを経験。テスト工程で炎上するプロジェクトで品質について考えた結果、品質保証を業務とするSHIFTに転職。
SHIFTでは、アジャイル開発の品質保証を担当し、短いサイクルの中でのテストエンジニアの活動や品質について考えている日々。
発散は得意だけど、収束は苦手なファンタジスタタイプ。
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