SaaSアカウントは“管理ルール”を使って効率的に管理

はじめに

こんにちは、SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部です。
自社SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信しながら、SaaSにまつわるお役立ち情報をお届けしています。

SaaS（Software as a Service）とは、インターネットを通じてソフトウェアを提供するサービスのことを指します。ユーザーは必要な時に必要な機能を利用することができ、ソフトウェアを自社で保有・管理する必要がないため、初期費用を抑えつつ最新の機能を常に利用することが可能です。そのため、近年多くの企業でSaaSが導入されています。

SaaSは種類が豊富で、グループウェア、ビジネスチャットツールといった全社員に払い出すようなものもあれば、営業管理や開発に特化し、利用者が限定されるようなものもあります。入退社や異動があった際には、利用者が限定される物についてはアカウントが正しく払い出されているかの確認が必須になります。しかし、SaaSの導入数が増えるとその確認作業も大変です。

そこで皆様に是非ご使用いただきたいのが、SHIFTが提供するSaaS管理ツール「ワスレナイ」です。 「ワスレナイ」では“管理ルール”というものを設定することで、簡単に必要な人だけにSaaSアカウントの付与をすることができます。

そんな「ワスレナイ」の便利な機能、“管理ルール”について今回はご紹介していきます。

この記事はこんな方におすすめ

• 複数のSaaSのアカウント管理を行っている方

• 入退社や異動に伴うアカウント発行削除に時間が取られている方

• 管理対象に部署や職種ごとに使用しているSaaSがある方

• アカウントの削除漏れの有無を確認したい方

SaaSの種類

管理ルールについてご紹介する前にSaaSの種類についておさらいします。
SaaSの種類は業務ごとに存在しますが、今回は代表的なサービスを5つご紹介します。

グループウェア

機能：企業に必要な様々な機能をひとつにまとめたツール
対象：全社員や正社員のみなど
代表SaaS：Microsoft 365、Google Workspace

ビジネスチャット

機能：リアルタイムでのメッセージのやり取りや、ファイルの共有などが可能
対象：全社員や正社員のみなど
代表SaaS：Slack、Chatwork

Web会議ツール

機能：音声通話やビデオ通話などの会議・コミュニケーションが可能
対象：全社員や正社員のみなど
代表SaaS：zoom、Microsoft Teams

CRM/SFA

機能：顧客との関係を整理し、営業活動やカスタマーサクセスを効率化
対象：営業部門やマーケティング部門など
代表SaaS：SalesForce、SanSan

会計ソフト

機能：経理や財務などの会計業務に必要な情報の一元管理や、一部業務の自動化
対象：経理部門や財務担当者など
代表SaaS：freee会計、楽楽精算

紹介したサービス以外にも業務に合わせて様々なSaaSが提供されています。

各SaaSに適したアカウント付与

SaaSはそれぞれの業務に特化した機能となっているため、部署や雇用形態など必要に応じて、適切にアカウントを付与する必要があります。

例えば、会計ソフトは経理や財務などの部署の方が使用することで業務効率化や生産性向上に繋がりますが、営業の方がアカウントを付与されていても使用する機会が無く、利用コストが無駄になってしまいます。また部署異動などで対象のSaaSを使わなくなったときアカウントの削除漏れが生じていると、課金し続けられてしまい無駄なコストの発生に繋がる場合もあります。

上記に対応するために、入退社や異動に伴ってアカウントの発行削除をする必要がありますが、従業員や導入SsaSが多い場合、その作業にはかなりの時間がかかってしまいます。

またよくあるお悩みとして、

• 「各部署で何のSaaSを導入しているのかがわからない」

• 「どれくらい活用されているのかわからない」

• 「誰に付与されているのかわからない」

というように部署ごとの把握によって管理がブラックボックス化する可能性があります。

そんな問題を解決してくれるのがSHIFTのSaaS管理ツール「ワスレナイ」です。「ワスレナイ」を使用することで上記の問題を解決しつつ、簡単に各SaaSに適したアカウント付与を行うことができます。

「ワスレナイ」の“管理ルール”

「ワスレナイ」には“管理ルール”という機能があります。

これは各SaaSごとにアカウントを付与するメンバーを設定できる機能のことであり、部署や職種などを元にアカウントを付与するメンバーをグループ化することができます。

条件は複数設定することができ、部署・職種・勤務地などを組み合わせた複雑な設定まで可能であるため、各SaaSに合わせた“管理ルール”を設定することで簡単にグルーピングされたアカウント管理が可能となります。

上記の例は、勤務地：東京、部署：営業部、雇用形態：正社員 のメンバーにアカウントを付与するという設定です。
この設定を任意のSaaSに紐づけることで、そのSaaSはルール化された状態でアカウントの管理ができます。

そして上記のように、ルールに合致しないメンバーにはアカウント発行・削除のアラートが出るようになっており、作業の漏れを防ぐことができます。

この図がSaaSに“管理ルール”を適用した状態であり、“管理ルール”に合致しているメンバーかどうかが○と×で表示されます。 また、既にアカウント保持している場合には、アカウントの列にメールアドレスなどの情報が表示されます。

今回の場合、

• 山崎さんと遠藤さんは“管理ルール”に合致しており、メールアドレスの検知も出来ていることから、適正なアカウントであることが分かります。

• 岡本さんの場合は“管理ルール”に合致しているものの、アカウントをまだ持っていないため、アカウントを作成する必要があります。

• 中川さんの場合は“管理ルール”に合致していないメンバーなのにアカウントを持っているため、アカウントを削除する必要があります。

このように“管理ルール”に合致しないメンバーを簡単に区別することができるため、部署ごとのアカウントの適正化を実現することが可能となります。

“管理ルール”を使った活用例

管理担当の皆様は、入退社の時だけでなく、人事異動に合わせて必要なSaaSのアカウント払出しを実施していると思います。 例えば営業だった方が急遽人事部へ異動し、その異動通知を見逃してしまったことで数か月アカウントがそのままだった、というようなヒューマンエラーが起きたご経験はありませんか？そういった一つ一つの手作業のチェックは、ワスレナイを使うことであっという間に解決できます。

今後部署ごとに導入するSaaSがさらに増え、アカウント管理がより複雑になることが予想されます。導入SaaSが増えれば増えるほど、異動情報の突合やアカウントの発行・削除に時間がかかるだけでなく、作業漏れが発生する可能性も高くなります。

SHIFTのSaaS管理ツール「ワスレナイ」で管理ルールを設定することで、作業漏れを防ぎ、各SaaSや各部署にあったアカウントの管理ができます。また、それだけでなく不要なアカウントを可視化し、コスト削減に繋げることも可能です。

まとめ

以上のように、「ワスレナイ」の“管理ルール”使うことで、各部署で運用するSaaSのアカウント管理が最適化されます。また、「ワスレナイ」にはSaaSの利用状況の可視化機能などもあります。

SaaS管理ツール導入したいけどコストが...という方にも是非使用していただきたく、「ワスレナイ」はなんと初期費用も利用料金もサポートもすべて無料で行っております！

少しでもご興味をお持ちの方は、まずはデモ環境をお試しいただくことも可能ですので、こちらよりお気軽にお問い合わせください。

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