＜初心者向け＞Excelの便利な機能紹介
はじめに
こんにちは。SHIFTでQAテスターをしている山本です。
日々の業務で、QAテスターになって間もない方々がExcelに難儀している姿を見たことをきっかけに、この記事を書きました。少しでも、Excelへの理解を深める足がかりになればうれしいです。
注意点
この記事では「Excel2016」を扱っています。
「Excel2016」以外のExcelの場合、挙動やUIの配置が違うかもしれませんので、ご了承ください。
条件付き書式
■できること
設定したルールに従って、セルの背景色と文字色を変更することができます。
「OK」と入力したら背景色を緑色にする、「NG」と入力したら背景色を赤色にする、などと設定しておけば、結果が一目瞭然です。
■使用方法
1.設定したいセルの範囲を選択する
2.リボンの「ホーム」>「条件付き書式」を選択する
ハイパーリンク
■できること
ハイパーリンクを設定したセルをクリックすると、設定したブック内に移動できたり、URLを設定しておけば、ブラウザが立ち上がってページを開くことができます。
Excelの最初に目次を作成しておき、ハイパーリンクでその項目へジャンプできるようにしておけば便利です。
■使用方法
1.設定したいセルを選択する
2.右クリックメニューの「ハイパーリンク」を選択する
重複を削除する
同じ列内にある同じデータを、一つだけ残して削除することができます。
複数列選択すると、選択した列すべてで重複している分のデータを削除することができます。
■できること
例えば、下記のような入力があった場合、
A列を選択して重複を削除すると、
となります。
A列とB列を選択して重複を削除すると
となります。
■使用方法
1.削除したいセルの範囲を選択する
2.リボンの「データ」> 「重複の削除」を選択する
フィルター
■できること
文字列での検索や、数値比較などを条件にして、必要なデータだけ抽出することができます。テキストチェックなどの役に立つこともあります。
また、フィルター範囲内で昇順や降順で並び替えることもできます。
■使用方法
1.フィルターをかけたいセルを選択する
2.リボンの「データ」> 「フィルター」を選択する
※セルを選択せずに「フィルター」を選択しても機能しますが、途中で空白セルがあると、それより下のセルにはフィルターがかからないので、セルを選択してから「フィルター」を使用したほうがベターです
区切り位置
■できること
１つのセルに入力されている文字列を、カンマやタブで区切って表示させることができます。
例えば「あいう,えお」と「A1」セルに入力されていた場合、カンマで区切ると「あいう」が「A1」セル、「えお」が「B1」セルに表示されます。
また、区切る条件をカンマなどの文字列ではなく、固定byte数で区切ることもできます。
■使用方法
1.区切りたい文字列が入力されているセルを選択する
2.リボンの「データ」> 「区切り位置」を選択する
画像の編集(トリミング)
■できること
エクセルに貼りつけた画像を、必要な部分だけ切り取ることができます。
また複数の画像を並べて、画像を複数選択し、ペイントソフトにコピー＆ペーストすると、1つの画像ファイルにまとめて作成することができます。
■使用方法
1.[Fn]キー+[PRTSC]キー(+[ALT]キー)でスクリーンショット、
Excel内で[CTRL]キー+[V]キーで貼りつけ
2.貼りつけたスクリーンショットをダブルクリックしてリボンの「書式」> 「トリミング」を選択する
データの入力規則
■できること
あらかじめ決められた文字列しか入力できないようすることによって、複数人で作業を行っても文字列を統一することができます。
よく使用するのは、プルダウンから決められた文字列を選択して入力する「リスト」です。
■使用方法
1.入力規則を設定したいセルを選択する
2. リボンの「データ」> 「データの入力規則」を選択する
ウィンドウ枠の固定
■できること
設定したセルを固定して、スクロールしても常に見えている状態にすることができます。
表題をはじめ、大事なものを常に見せておきたい場合などに使用します。
■使用方法
1.固定したい行、または列のセルを選択する
2. リボンの「表示」> 「ウィンドウ枠の固定」を選択する
最後に
いかがだったでしょうか。
まだまだ紹介したい機能もありますが、これらの機能の使い方を完全に覚える必要はなく、こういう事ができるんだと覚えておいてください。使い方は、都度調べればいいのです。
(もちろん覚えたほうが捗りますが、絶対ではありません。)
次回は、関数についての記事を書いていきます。
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執筆者プロフィール：山本 宏樹
某自動車会社のエンジン開発や企業向けの経費精算システムの運用・保守を経験したのち、2016年にSHIFTに入社。SHIFTでは、コンシューマ向けのテスト業務や資料作成などを担当。
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