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チームメンバーと円滑なコミュニケーションを取るためのアイデア

こんにちは、初めまして。SHIFTでアジャイルQAをやっている小波津です。

これまでの自分の経験を元に、コミュニケーションを取る上で、うまくいった方法、チームメンバーや上司がやっていて効果的だと思ったアイデアを、具体例も交えて、いくつか紹介します。

相手のいることで、どの人にも当てはまる方法ではないかもしれませんが、困った時に活用していただき、より楽しく仕事をするためのヒントになればと思います。


円滑なコミュニケーションとは

ここで私が伝えたい円滑なコミュニケーションとは、必要な時に適切な形で報連相が行われ、どんな立場の人とも、議論や意見交換が適切な時に発生していることです。

報連相は仕事上で大切なことは昔から言われていることではありますが、人によって「どの程度・どのタイミング・どんな言葉で」報連相をすればいいかが違ってきます。それらを探り合い、チームですり合わせを行っていくことが大切だと思っています。

また、どんな立場の人でも意見を言うことができるのはチームで仕事をしていく時に必要なことで、先輩・後輩関係なく、意見が言える環境にすることで、チームの改善・向上がより早いスピードで行うことができるようになります。

アイデアその①「雰囲気づくり」

早速、円滑なコミュニケーションを取るためのアイデアを紹介していきます。 まず一つ目は「雰囲気づくり」。意見の出しやすい雰囲気、この人に喋りかけていいんだ、このチームになら意見を言っていいんだと思える雰囲気を作ることがまず重要です。

雰囲気づくりのための工夫として(仕事の妨げにならない程度に)「雑談」を入れることがおすすめです。
具体例として以下の方法があります。

  • 定例などチームでのミーティング開始時にアイスブレイクを入れる
    アイスブレイク例
     ・個人的なニュース
     ・おすすめのもの(食べ物・映画・エンタメコンテンツなど)
     ・簡単な診断テスト(1日1問ずつについて話をし、最終日に結果発表)
    最初に何か言葉を発してるか発してないかで本題の議論の時に意見を出しやすい・出しにくいがあると思います。

  • 雑談を呟くためのスレッドを作る(コミュニケーションツールを使用しているチームの場合)
    普段からのコミュニケーションを取るのに、ちょっとした息抜きをするのにも使えます。

  • 感想・雑談を普段のやり取りに交える
    仕事上の連絡をする中でも「早かったね!」「それ難しくなかった?」など、自ら感想を言い、かつ聞くことで簡単なやり取りができます。 また、「全然関係ないけど、今こんなことがあって~」とかちょっとした雑談を交えるのも効果的です。

  • ダイレクトメッセージでのやり取り(コミュニケーションツールを使用しているチームの場合)
    他のメンバーもいる中でまだ言いづらい雰囲気がある場合におすすめです。

アイデアその②「お互いを知る」

何も知らない人に対して何かを言う時、すごく身構えてしまいませんか?
何かを言う度に毎回身構えてしまうと、報告一つするのにも時間がかかってしまいます。

「気軽に」何かを言えるのはお互いのことを知ってこそできることです。
アイデアその①で述べた方法でお互いを知り、報連相や意見が出しやすくなると思います。

また、相手が起こした言動に対して 「なぜ・どういう経緯で」したものなのかを聞き出すこと、仕事に対しての考え方をお互いに伝え合うのもお互いを知ることに繋がります。

アイデアその③「理由・根拠・理屈の説明」

何か作業や成果物作成などをお願いした時、やり方が違ったり、想定していた内容と違ったことなどがあると思います。

それが発生した時の対策として、「理由・根拠・理屈の説明」を行うことが重要です。

説明と言っても、「なぜ」そうする必要があるのか、その過程や目的、自分が意図してることも伝え、理解してもらうことが大切です。

その中で、「その理由ならこのやり方の方が合っている」などの意見をもらったり、自分で気づくこともできるので、自分の整理としても説明をするのはおすすめです。

目的を果たすための手段なのか、それ自体が目的なのかを改めて考えるきっかけにもなると思います。(ただの手段であれば、こだわりすぎず、人に合うやり方も許容できる)同じ手段を利用してほしい場合はその根拠も理解してもらえると意図しているやり方に近づけられると思います。また、理屈も説明しておくと、その手段を完璧に覚えていなくても、ある程度自分で考え正解にたどり着けるようになります。

アイデアその④「肯定する」

ここで言いたいのは、相手が何か、自分の意図してるものと違うことをした時に、全否定をしないことです。

アイデアその②③でも述べたように、「なぜ」そうしてるのか、その理由を知った上で、自分の意見を述べることが大事です。

また、相手の行動が何かの「挑戦」であった時、ぜひその挑戦したことを肯定すべきだと思っています。

なぜかというと、やり方が違ったからと言って全否定をすると、「挑戦したこと」までも否定されたように感じてしまうことがあり、その後挑戦することに消極的になりかねないからです。

肯定すべきところを見つけ、「なぜ」そうしたのか、相手の行動原理を理解し、その上で、改善点・修正点としてのアドバイスを述べることが重要です。

まとめ

以上4点が私の経験の中で、円滑なコミュニケーションを取るために必要だと感じたものです。思い返すと、どの案件でも周りの人に恵まれてきたため気づけたことでもあると思います。ぜひ今後のよりよいチーム作りのために役立てればと思います。最後までお読みいただきありがとうございました。

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執筆者プロフィール:小波津 カロリーナ
新卒として2018年にSHIFT入社。通信・産業の案件を複数経験後、アジャイル開発の現場でQAを実施。
関西弁喋る日系ペルー人。

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