CATチーム、テスト管理ツール「CAT」のエヴァンジェリスト石井です。
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今回はCATの話ではなく、普段よく使うTIPSから「Microsoft Teamsでのメール受信時の通知」を紹介します。Power AutomateからTeamsへ連携するテクニックです。

対応が必要なメールの受信を見落とす！

弊社では外部にメールを送る際、Outlookから送信した後そのまま送信されず、誤送信防止のためのチェックメールが届きます。

このチェックメールの中のURLを開いて宛先と内容、そのほかのチェック事項を確認し、押下して送信ボタンを押すとメールが送信されます。

このチェックメール、見逃してしまうと本来送るはずのメールが送られず、結構致命的。

従来はOutlookのメール通知機能でこのメールが届いたらポップアップの通知が出るようにしていました。しかし、これもたまに見落としちゃうんですよね。

もう少し自分の目の触れるところに通知をしてほしい。

ということでTeamsに通知するようにしました。

Power Automateでメールを受信したらTeamsに通知をするようにする

Power Automateのワークフローはこんな感じです。

以下各処理ごとに説明します。

• (トリガー)新しいメールが届いたとき (When a new email arrives V3)
  本ワークフローのトリガーです。メールが届くとフローが開始します。 Fromと、Folderを指定します。(事前にOutlook側で特定のFolderに転送されるように設定します)

• (アクション)変数"メールの件名"を初期化 (Initialize "MailSubject")

• 条件1 (Condition 1)
  特定のメール以外のときはワークフロー停止したいため、メールの件名を取得し次のCondition1で判断します。 メールの件名が意図しないものとなっている場合(False)、Terminate(Status: Succeeeded)で終了させます。

• (アクション)メールの本文を初期化 (Initialize "BODY")
  次の処理で取得したいURL、宛先、件名の元ネタである変数"BODY"につめます。

• (アクション)URLを取得 (Acquire URL)

• (アクション)URLを初期化 (Initialize "URL")

• (アクション)宛先を取得 (Acquire To)

• (アクション)宛先を初期化 (Initialize "TO")

• (アクション)件名を取得 (Acquire Subject)

• (アクション)件名を初期化 (Initialize "SUBJECT")

Teamsに投稿するためにURL、宛先、件名を取得して変数につめます。 取得はcomposeブロックです。本文の中で狙った句を取得したいため、次のようにInputを指定して文字を切り出しています。

• (アクション)チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する（Post message in a chat or channel）
  ここで、自分に対してチャットを投稿します。

Teamsに投稿された！

こうすると、チェックメールが来た時にTeamsに通知されます。やったね！

Outlookのポップアップ通知と違うメリットは次のとおりです。

• チャットとして投稿するため、メインのコミュニケーションチャネル（Teams）上で気づくことができる

• チャットの位置が上がるため、仮に対応を忘れても、目につきやすいところに通知が残りリマインドになる

• 対応した後はいいねを押しておけば自分がやったかどうかも記録できる（特にたくさんのメールを送信した時、どれをやったかがわからなくなるから良い）

• チェックメールを開かなくても内容とURLを確認できる

いやーとても便利。チェックメール以外にも見逃したくないメールについてはTeamsに連携するのが良さそうです。

みなさんもぜひ使ってみてくださいね。

ではでは！

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