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『こんなとき、ファシリテーターならどうする?』を議論してみた

はじめに

こんにちは。SHIFT QAエンジニアの野口です。

ところで皆さん、もうすぐクリスマスがきますね。今年28歳になる私ですが、毎年実家に帰省して家族でクリスマスパーティーを開催しています。

毎年良い子にしているからでしょうか?未だにサンタさんがプレゼントを届けに来てくれます。ただサンタさんも、私が歳を重ねるごとにだんだんお年を召していっているようで、こどもの頃は朝方枕元に置いてあったプレゼントも、今は玄関にポンっと置かれたりしていて、時が来ると突然母が「玄関に何か置いてある!!」と叫ぶ、というのが定例化してきています。

今年も良い子に過ごしていた皆さまにサンタさんがきてくれるといいなぁ、などと考えながら少しメルヘンチックなブログの書き出しとさせていただきます。

****★****

さて本題に入りまして、今まで私が所属しているチームが3名の少人数チームだったのですが、今年の11月から10名以上のチームに編成されることが決まりました。

チームの人数が増えるとどのようなことが起きうるのか。
例えば今までは会議で時間内に意見がまとまり結論を出せていたことが、人数が増えるとさまざまな意見が出たり、時には意見が割れることなども起きうるのではないか??という不安要素が出てきました。

そこで、会議中の困るシチュエーションを想定し『こんなとき、ファシリテーターならどうする?』をチームで考えてみることに。
ちなみに「ファシリテーター」について考える会議で、ファシリテートがままならず会議が破綻しては元も子もないので、チームでも群を抜いてファシリテートが上手なメンバーに今回は会議のファシリテーターを行っていただきました。

ファシリテーションに苦手を感じている方や、会議で意見がまとまらない、発言者に偏りがあるなど課題を感じている方に、ぜひこの記事を読んでいただきたいです!

また、私たちのようにチームでファシリテーションスキルについて考えてみることも、チームの会議が円滑に進む一助としておすすめしますので、ぜひ以下のワークの進め方を参考にしてみてください!

まずはワーク中のルールを決めよう

ワークを円滑に進めるため、まずはルールを決めます。
今回は、こちらの株式会社早稲田大学アカデミックソリューション「実践!会議ファシリテーション ワークショップで体感する」で定められたルールに沿ってワークを進めることにしました。

参考:株式会社早稲田大学アカデミックソリューション「実践!会議ファシリテーション ワークショップで体感する」https://www.maff.go.jp/j/shokusan/renkei/6jika/pdf/a-2ver2.pdf

用意するもの

アイディア出し、アイディアのグルーピング、ワークのまとめを行うために用意したものを紹介します。

  • 付箋
    アイディアを書きます。色の違う付箋があると誰のアイディアか、などがわかりやすいのでおすすめです。

  • ホワイトボード
    それぞれのアイディアを貼ったり、アイディアを深掘りして出た考えを書いてまとめていきます。模造紙などでも代用可能ですね。

  • ペン
    言わずもがなですね。

タイムスケジュール

当初1時間を予定していましたが議論白熱!実際にかかった時間のタイムスケジュールはこのような感じです。

  1. 「こんなことで困りそう」なシチュエーション出し(5分)

  2. 何が問題なのか考える(40分)

  3. 会議の前提とファシリテーターとして行うべきことを考える(30分)

1.「こんなことで困りそう」なシチュエーション出し

早速、会議中に想定される困るシチュエーションを付箋に書いていきます。続々とあれも困る、これも困る、と付箋に書く手が止まりません。あっという間に5分が経ちました。

アイディアが出揃ったので、分類をしながらホワイトボードに貼っていくことにしました。(ちなみに黄色や青の細い付箋は、白い付箋の粘着力が弱いので補強として使いました。笑)

今回、困るシチュエーションは大きく4つに分類ができました。

  • 意見が分かれる系
    いろんな意見が出てまとまらない、意見がぶつかる など

  • 発言偏り系
    意見を言う人、言わない人の偏りがある など

  • 手法系
    会議の時間が足りない、話の方向性がずれる など

  • 独走系
    1人の意見に引っ張られる、1人が自分の意見について長く話す など

2.何が問題なのか考える

大きく4つに分けられた困るシチュエーション。では、どうしてそのシチュエーションが起きてしまうのか、そのシチュエーションの何が問題だと思うのか、根本を深堀りしていきます。
深掘りをはじめて5分くらい経ったころ、リーダーからの助言が・・・

「これってさ、ファシリテーターのスキルだけの問題じゃなくない?」

その通りなんです。いくらファシリテーターが「ちょっと目的から逸れてしまっているので話を元に戻しましょうか」などと声をかけたところで、会議の参加者が「えーでも今○○さんの趣味の話が盛り上がっているところだからもっと聞きたいなぁ」などと駄々をこねているようでは進む会議も脱線したままとなります。

ということでここからは、

  • 主にファシリテーターのスキルの問題

  • 参加メンバー全員の意識や心がけの問題

というように分類もしながら、考えていくことに。

困るシチュエーションの原因、問題を書き出してみると、『参加メンバー全員の意識や心がけの問題』として「そもそも会議の目的が定まっていない」という問題が、多くのシチュエーションに共通して挙がりました。ここは大きなポイントになりそうですね!

3.会議の前提とファシリテーターとして行うべきことを考える

困るシチュエーションの原因、問題を洗い出すことができたので、最後に解決策を考えていきます。

まずは「2.何が問題なのか考える」で多くのシチュエーションに共通して挙がった「そもそも会議の目的が定まっていない」という問題。こちらは会議の参加者全員がまず何が課題かを共通認識できていなければ目的がぶれてしまうので、会議の前提として

チームの理想像と現状の差を書き出して課題を全員が認識する

をおき、その課題感によってそもそも会議の有無を検討する必要があるという結論にいたりました。

続いてファシリテーターとして行うべきことを考えていきます。

・・・。

それにしても、ファシリテーターってやることいっぱいある!!全然まとまらない!!とぐちゃぐちゃしていたところ、またしてもリーダーからの助言が・・・

「ファシリテーターだって当日になんでもかんでもできるわけないんだから、事前準備も必要なんじゃない?」

本当にありがとうございます。これでスッキリまとめられそうです。
気を取り直して、<準備><当日行うこと>に分けて考えていきます。

ただし、ファシリテーターとして行うべきこともやはり一番意識しなければならないなのは「参加者全員が目的を共通認識できるようにすること」。

<準備>
以下2つをドキュメント化して参加者に伝えられるようにする

  • 会の目的と実施することになった経緯

  • 今日の議論のゴール

<当日行うこと>

  • 会の目的とどういう姿勢で会に臨んでほしいかをはじめに伝える

  • 方向性がずれてきたら目的再提示

このように<準備>と<当日行うこと>両方に、目的が共通認識できるような取り組みを挙げました。

その他<準備>として、意見が割れて会議中に結論まで出せない、という事態を避けるために「意見が割れた時の決め方を考えておく」ことや、<当日行うこと>として、出た意見に対してわかりづらいところやもう少し説明が欲しいところなどがないか他の参加者に問いかけ、「意見の内容の認識が揃っているかの確認」を行うことなどが挙がりました。

結果私たちのチームでは、会議の前提とファシリテーターとして行うことは以下のようにまとまりました。

『こんなとき、ファシリテーターならどうする?』をチームで考えてみて得た気付き

今回、会議中の困るシチュエーションを想定し『こんなとき、ファシリテーターならどうする?』をチームで考えてみて以下の気付きを得ることができました。

  • ファシリテーターのハードルが下がった

  • 会議を円滑に進めるためには参加者全員の意識が大切

  • 参加者としての意識にも気付く機会になる

『ファシリテーターのハードルが下がった』

ファシリテーターとして行うべきことを整理できたので、会議中に何か困ったことが起きたとしても「今はこのシチュエーションだ!この場合は目的を再提示しよう!」というように少し余裕をもって対処できる気がしました。また、会議中だけでなく、事前準備から会議が円滑に進むような取り組みがあることも知ることができたのでより気が楽になりました。

『会議を円滑に進めるためには参加者全員の意識が大切』

これは当たり前のことだけれど忘れがちな前提ですね。会議が円滑に進まない時に、ファシリテーターの進行にだけ目を向けるのではなく、参加者全員の意識や姿勢から改善できることもあるのでは、という良い気付きになりました。

『参加者としての意識にも気付く機会になる』

今回、ファシリテーターとしての振る舞いから考え始めたワークでしたが、ファシリテータースキルだけでなく、参加者の意識や姿勢も大切だよね、という意見が途中で挙がりました。

目的に沿って会議を進めたり、他の人の意見でわからないところがあったら認識が合うよう質問してみるなど、自分が参加者側の会議においても意識することを洗い出すことができました。

まとめ

ファシリテーターに対して今までは「リーダーシップのある人が得意なんでしょ?」「ある程度の役職についている人じゃないと会議をまとめられないんじゃないの?」などといった偏見を持っていたのですが、今回ファシリテーターとして行うべきことをシチュエーションごとに考えてみて「これなら私にもできるかもしれない!」と大人数のチームで行う会議に対しての不安が少し払拭されました。

またこのワークは、ファシリテーターとしてのスキルも参加者としての意識にも気付く機会になり、チームメンバーで行うことでチームの会議円滑化にもつながるのでは?と感じましたので、チームでの会議に課題を感じている方もぜひ、『こんなとき、ファシリテーターならどうする?』をチームメンバーで考えてみてはいかがでしょうか。

私たちは「#目指せスタイリッシュチーム」というハッシュタグを付けてブログで発信しています

私が所属するチームでは、生産性の高いスタイリッシュなチームを目指すための取り組みを、試行錯誤しながら実践しています。
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ぜひ他の記事も併せて読んでみてください!


執筆者プロフィール:野口光咲
新卒で専門学校や通信制高校を運営する学校法人に入社し企画広報を担当。 2022年4月にSHIFTに第二新卒で入社。現在は、QAエンジニアとして日々奮闘中。 好きな食べ物はポテトチップスと焼き芋。47都道府県旅行することが現在の個人的な目標。(あと4県で達成!!)

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