はじめに

こんにちは、株式会SHIFT インフラサービスグループの安藤です。
私自身について少しご紹介させてください。

筆者について
前職はユーザー系SIerへ就業し、オンプレミス構成におけるインフラ基盤のリプレース提案から構築、そして運用などに従事してきました。
実機を見るのが好きで、ハードウェアの設置・撤去のに立ち会いや支援などを行っていましたが、2020年からのコロナ禍や資源不足でオンプレミス構成の案件が縮小化。これまでのレガシーな環境では先行きが厳しいと思い、今年の春、成長を続け勢いのあるSHIFTへ参画して現在に至ります。

本記事について
本記事では、実務の中で自身が感じた課題を生成AIを用いて改善するために試行錯誤してみて得られた効率化のポイントをまとめてみます。まだまだプロンプト構文での訓練中ですが、どなたかのご参考になれば幸いです。

生成AIを活用する機会

生成AIは近年急速に進化しており、さまざまな業務での効率化に貢献しています。例えば、EXCEL関数の自動生成やメール本文のサンプル作成などが活用方法として挙げられており日常的な業務の効率化を図るための強力なツールとなっています。

ですが、私が関連している業務においてEXCELは関数の作成より設定資料の作成及び修正で使用することが多く、メールの作成よりもチャットでの情報連携となっているため、生成AIの活用機会が少ないと感じていました。

それでも、私自身における課題に直面することで、その有効性を実感することができました。

私自身が直面した課題

SharePoint内で情報検索がしずらい

今まではローカルのファイルサーバを使用した業務に携わっており、ディレクトリ構成や 保存容量が厳密に管理されていました。そのため、数千ファイル程度しか存在せず、必要な情報を見つけるのは比較的容易でした。

業務において、クラウドベースのファイル共有システムであるSharePointを使用しています。そのSharePointには膨大な量のファイルが格納されており、必要な情報を迅速に 見つけ出すことが課題となっていました。

さらに、SharePointの使用経験が乏しかったため、マニュアルやオンラインヘルプを使用しても、ある程度の見識が必要となって情報を見つけるのに時間がかかりました。

生成AIによる問題解決

この課題には生成AIを活用することで、これらの課題を解決することができました。

特に、生成AIを使った壁打ちによる問い合わせを通じて、SharePointの検索クエリの存在を認識し、その活用方法を学ぶことができました。

生成AIは、主要なキーワードを知らなくても、検索クエリを生成してくれるため、情報を絞り込むことで効率的に見つけ出すことができ、業務にて時間と労力を節約することができました。

生成AIとのやり取り

効率化とは程遠いプロンプト内容ですが、何かに役立てれば幸いです。

# 前提条件
あなたはsharepointのキーワードクエリ言語構文を理解している技術者です。

# 問い合わせ内容
使用頻度が高い順番で
ファイル内の文字を検索する際に使用するSharePointのフィールド名について10項目を提示のうえで、
100文字程度で概要を提示してください。

こんなオプションがあるのか知らなかった！
生成AIは凄いなぁ、、、

以下に、使用頻度が高い順に並べたファイル内の文字を検索する際に使用する
SharePointのフィールド名とそれぞれの概要を示します。

1.Content:ファイルの実際のコンテンツやテキストを表すフィールド。
ファイル内のキーワードやフレーズを検索する際に使用されます。

2.Title:ファイルのタイトルや名称を表すフィールド。
ファイル内のタイトルを検索する際に使用されます。

3.Keywords:ファイルに関連するキーワードやタグを表すフィールド。
ファイル内のキーワード情報を検索する際に使用されます。

4.Author:ファイルの作成者を表すフィールド。
ファイル内の作成者情報を検索する際に使用されます。

5.Editor:ファイルの最後の編集者を表すフィールド。
ファイル内の最終編集者情報を検索する際に使用されます。

6.Comment:ファイルに関連するコメントや説明を表すフィールド。
ファイル内のコメント情報を検索する際に使用されます。

7.Body:ファイルの本文を表すフィールド。
ファイル内の本文情報を検索する際に使用されます。

8.Subject:ファイルの件名を表すフィールド。
ファイル内の件名情報を検索する際に使用されます。

9.Created:ファイルが作成された日時を表すフィールド。
ファイル内の作成日時を検索する際に使用されます。

10.Modified:ファイルが最後に変更された日時を表すフィールド。
ファイル内の変更日時を検索する際に使用されます。

それでは具体的なクエリを。
お願い生成AI！

# 前提
あなたはsharepointのキーワードクエリ言語構文を理解している技術者です。
以下の条件でSharePointのキーワードクエリ言語構文を提示してください。

# 条件
ファイル名で含まれる拡張子: xlsx
ファイル名で含まれる文字列01: テスト
ファイル名で含まれる文字列02: 設計
ファイルの作成時期: 2023年
ファイル内に含まれる文字列01: 水準
ファイル内に含まれる文字列02: 障害

おーー、非常に助かった。ありがとう生成AI

FileExtension:xlsx AND (Title:テスト OR Title:設計) AND Created:2023* AND (Content:水準 OR Content:障害)

上記の構文では、以下の条件を組み合わせて検索クエリを作成しています。

-FileExtension:xlsx:拡張子が「xlsx」であるファイルを検索します。
-(Title:テストORTitle:設計):ファイル名に「テスト」または「設計」という文字列が含まれるファイルを検索します。
-Created:2023*:2023年に作成されたファイルを検索します。
ワイルドカード（*）を使用して、2023年の任意の月日を検索対象に含めます。
-(Content:水準ORContent:障害):ファイル内に「水準」または「障害」という文字列が含まれるファイルを検索します。

このように構文を組み立てることで、指定された条件に基づいて
特定のファイルを検索することができます。ご参考までにご利用ください。

生成AIと共に

生成AIはまだまだ発展する可能性が高い技術であり、今後さらに進化することが見込まれています。

現在は、的確な回答を出力するためのプロンプト構文の作成に試行錯誤していますが、最終的には生成AIを使いこなせるようになることを目指しています。

今後も生成AIの技術を学び、業務に活かすなど更なる効率化と生産性向上を実現していきたいと考えています。

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