チームで起きそうな問題について話し合ってみた
はじめに
こんにちは！SHIFT QAエンジニアの中馬です。
昨年SHIFTに入社以来2度目の夏です。 既に１年の半分が終わったと思うと早いですね。残り半年の時間も大切にしていきたいところです。
ワークの目的
それでは本題に入りますが、私の所属するチームでは今後参画されるメンバーが数名いるということで、案件内で起こり得るケースを想定し、課題に対しての対策や改善案が考えられるようなワークを実施しました。
今回はオンラインホワイトボードツールのmiroを使用しました。 オンライン状況での意見交換に最適です。
以下、ワークの目的とタイムボックスです。
想定される状況に陥った場合に、自分自身がどのように考え行動すべきか想像できるようになることを目的としています。
また今回はワークの説明と振り返り込みの合計1時間半を7名で行いましたが、振り返りまで行ってちょうど良い時間配分でした。
人数がそれより大幅に前後する場合は、時間調整しても良いかもしれません。
ここからは、どのようなケースを想定し議論したかご紹介していきますので、何かのご参考になればと思います。
ワークの実施
私たちは以下3つのことを議題としました。
ケース1：
困っていることは挙がらないが、スプリント終了時にタスクがすべて完了していない状態になっている
ケース2：
ふりかえりで出てくる課題が毎回同じような内容ばかりになっている
ケース3：
タスクが進まず辛そうに見える、または辛そうに感じるメンバーがいる
どんなチームでも起こり得そうなケースではないでしょうか。
それぞれの議題ごとに、以下時間配分で意見を出し合いました。
3ケースとも紹介するとかなり長くなりそうなので、今回はケース3をピックアップして、どんな意見が出たか（一部抜粋）紹介したいと思います。
タスクが進まず辛そうに見える・感じるメンバーがいる
「なぜこのような事が起こるのか」について各自付箋に書き出す（２分）、意見共有（８分）
個人的にもチーム的にもタスク管理ができていない
→個人の力量にあっていないタスク量になっているのかも
タスクの細分化が不十分
→責任感がありすぎて周りを頼れず大きいタスクを抱え込んでいるのか
上司、リーダーの中でその人に乗り越えてほしい課題がある
→あえて難しい状況に置いているが、目的が伝わっていないのか
キャパオーバーになっているけどチームからのフォローがない
→チーム全体での声掛け、コミュニケーションが足りていないのか
フューチャーリーダーとして気負いすぎている？役割分担が大事
→どれくらいでアラートを出したら良いかわからないのか
タスクを上手く細分化できていないことや、与えられたタスクの背景を理解していない、チームのサポートが不十分なのではという意見がでました。
「どう改善するか」 について各自付箋に書き出す（２分）、意見共有（８分）
タスクを振る側、受け入れる側双方の意思をお互いに把握する
→行動の意図・目的を共通認識できるようにする必要がある
無茶なタスクを振られているのであれば状況を聞き、手伝えそうなところを手伝うかタスクを減らすように上司に相談する
→本人の成長を優先的に考えた上で、内的要因か外的要因かで動き方を変える
１つ１つのタスクがどういったものかチームで確認する
→わかっていないことを認識してもらうために対応を考えてもらうことも必要
少しでも気になった時点で声をかけたり、「〇〇な状況に陥ったらチームに相談しよう」と自分でルールを決める
→相談するタイミングや聞き方を決めておくと、1人でわからないままになることは防ぐことができる
主に相互理解を中心とした、チーム力に関する意見が多かったです。
ふりかえり
KPT（Keep・Problem・Tryに分類して行うふりかえりのフレームワーク）を実施しました。
K：良かったこと（今後も続けるべきこと）
作業内容が違う３つのチーム混合で行ったが、タスクに関わる課題感が同じであることは有益な情報だと思った
自分以外の視点での意見が出て参考になる
やっぱりチームの雰囲気作りは大事
P：悪かったこと（今後はやめること）
アイデアを出すフェーズが個人で考えることなので、「課題と対策の検討」が目的であればもう少し考える要素があるといいのかなと思った
対象の人と状況に合わせてケースを考える必要がありそう
コミュニケーション関連の課題は人によって効果が異なるので難しい
T：次に挑戦すること（やってみたいこと）
課題と目標の細分化と見える化を行う
新規参画者アサイン前とかにこのようなケースワークを行いたい（定期的に）
全部の意見を一度参考にしつつ自分に合う考え方を見つけたい
まとめ
今回は「ワークを通して意識したいこと」について抜粋した意見をまとめます。
SOSを出せるよう声掛けや伝え方に気を付ける
受け入れ側に回るときに今回話し合ったことを意識したい
新しい案件でも相談できる雰囲気を作れるようコミュニケーションをとる
想定した状況になってしまった時に自分がどう動けるか、どう動くべきかを事前に考えておける良い機会になりました。 また不正解のないワークであるということと、自分とは違う意見が出やすいことから、色んな意見が集まり参考になるというコメントが多かったです。
私たちのチームが想定した議題以外にも、チームによって色んな状況が想定されると思います。ご自身のチームに合わせたケースを想定して話し合ってみてはいかがでしょうか？
私が所属するチームでは、生産性の高いスタイリッシュなチームを目指すための取り組みを試行錯誤しながら実践しています。
その取り組みについて「＃目指せスタイリッシュチーム」というハッシュタグを付けてブログで発信していますので、ぜひ他の記事も併せて読んでみてください！
執筆者プロフィール：中馬 心
2022年SHIFTに入社。現在はQAエンジニア。
趣味：自然浴
好きな食べ物：白玉が入ったぜんざい
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