【第二新卒採用】採用数3.8倍。目標達成のためにやったこと
はじめに
こんにちは、SHIFT人事部の三富です！
2020年の12月に入社し、現在は第二新卒（以下「二卒」）採用を担当しています。 今回の記事では、私たちのチームが目標達成に苦しんだ頃から、どのような過程を経て、前年比3.8倍の採用数を達成できるようになったのかをお伝えできればと思います。
参考：SHIFTの二卒採用とは
執筆者プロフィール：三富
新卒で販売員を三年経験。その後、求人広告の代理店で7年勤務。中小～大手企業の採用課題を求人広告を中心にコンサルティング業務に従事、2020年12月SHIFT入社。入社3年目。
1年弱、新卒採用を経験後、未経験採用を行う現部署に異動。
１）当初の課題
私が二卒採用を任された当初から、すでに二卒採用のオペレーションは整備されていました。ただ圧倒的な人手不足に陥ってしまっていたんです。ベテラン社員が別部署にヘルプに行き、アシスタントリーダー1名も異動。
残ったのは私を含めた新たにジョインしてきた2名と、アシスタント3名。それまでアシスタントリーダーにお任せできていた業務も私たちがやるタスクとして積みあがっていました。
採用目標人数が倍近く（百数十人/年）になったこともあり、新たな手を打つ必要があったのですが、全く手が回らず。昼・夜の選考会が週3回に増え、それだけでも月に約50時間近くの業務負担になっていましたし、とにかく目の前の業務や応募に対応することで精いっぱいの日々が数か月続いていました。
今思えば、完全に思考停止してしまっていたなと思います。数字としても月あたり十数人の目標採用数に対して、50%程度しか達成できてなくて......。
そのあと追い打ちをかけるように、25％ぐらいの達成率に落ち込んできて、これはまずいと。当時はコロナ禍ではありましたが会社として業績は伸びていましたし、応募はいただける状況だったんです。でもあまりに入社につながらない。
２）実際にやってみた改善施策
状況を打破すべく、役割分担を明確にしてアシスタントを増員しました。
私は求人媒体での母集団形成、採用KPIの見える化、KPIを活用した歩留まり改善にフォーカス
もう一人のメンバーはエージェント経由の母集団形成と、オペレーションの全体管理
アシスタントの方はオペレーション実務
上長のアドバイスの下、私が採用目標達成のためにさまざまなデータを見ながら感じたのは、「どれか一つの施策ではなく、全方位的に手を打つ必要がある」ということです。
成果を4倍にする必要があったので 、母集団形成でまず応募を増やし、選考の各工程における通過率を上げていくしかない。具体的に動いた部分はたくさんあります。例えば、
媒体ごとに、その特徴にあわせて注力事項をアレンジ
職種ごとに人気の求人媒体はどこか、求人原稿の特徴は何か。情報収集や分析を行いました。
そのうえで媒体ごとの登録者属性に合わせてユーザーが知りたいことをしっかり伝えることはもちろん、それぞれの媒体で強みをもった機能に注力したんです。
たとえばスカウトに強い求人媒体なら特にスカウト文面にこだわる。求人の閲覧者にメッセージが送れるのであれば、応募から閲覧にゴールを切り替えて、いきなり応募を狙うのではなくまず閲覧されやすい求人原稿を作る、などです。
求人媒体ごと、エージェントごとに応募獲得のための方法を逆算的に考え、やれることは全部やるというスタンスで臨みました。
面接の日程調整をする過程で、動機形成にまで踏み込みたい
「面接の日程調整の連絡を送ったが返信がこなかった」。こういったことがないよう、返信してもらえるタイミング、それを見計らったオペレーション設計をしました。採用担当で共通認識をもって対応することが大切です。
また、役割分担も見直し、これまでアシスタントにお願いしていた面接前連絡をメンバー業務にしました。直接候補者とコミュニケーションする機会を大切に考えで、動機形成まで踏み込みたかったためです。
未経験からIT業界に挑戦しようと考えている人にぜひSHIFTを選んでもらいたい、というのが私たちの根幹にある思い。候補者にその思いやSHIFTの良さが伝わったかどうか。それが表れるKPI（面接実施率、内定承諾率など）を測定すること、KPIを改善するアクションまでを加えて、業務を移管しました。
内定承諾率をあげるため、オファー面談前にメンバー全員で協議
ぜひ一緒に働きたい、と思って内定をだしても辞退いただくことはあります。そうした候補者の事例を洗い出し、なぜ？を考えぬくことも大切にしています。一人ひとりがもつ価値観は多様なので毎回、個別に振り返ることが必要です。
その学びを活かして、オファー面談の前に、候補者が不安に思っていそうな点の払しょくや、そのほか承諾いただくために必要なことをチームメンバー全員で話し合います。本音の部分の仮説を立てながら、「この人にとってはこういう部分を改めて伝えよう」と、オファー面談の内容を徹底的にカスタマイズするのです。
ぜひ入社してほしい人材ですから、「絶対に承諾をもらうぞ」という強い意識を自分たちの中に醸成するためにも、メンバーでの事前のすり合わせは有効だと思っています。
リードタイムを短縮。圧倒的な速さでオファーをだす
ぜひ来てほしい人材に入社してもらうためにも、他社よりも早く内定を出す＝リードタイムを短縮するぞ、と決めました。とはいえお互いの相性をしっかり見極めることはトレードオフにはできません。短縮できる部分は何かをしっかり考えたうえで、面接後の業務プロセスを標準化して、リードタイム目標を設定。動画撮影し社内に展開することで合否判断を2日短くしたり、社内の承認プロセスと並行して本人連絡を行うことで数日短縮したり。
応募から内定まで30日かかっていたところを、20日にできました。
３）成果と、これから
こうした改善に乗り出して、早くも翌月から採用数の目標達成ができました。
その後もほぼ毎月の目標達成が続いており、求人媒体経由の採用人数は前年比3.8倍。採用単価は半分となっています。
エージェント経由の採用人数は前年比5倍ほど。エージェントの皆様に担当メンバーから弊社の熱量が伝わり、紹介にとどまらず、入社までコミットする価値ある企業として認識してもらえたからだと考えています。
ここまで大きな成果となったのは、私一人の力ではなくてサポートしてくれた上司、役割を全うして想定以上の活躍をしてくれたメンバーたちみんなで力を合わせたから。
ただ、採用は順調ですが市場はめまぐるしく変わっていきます。現状の手法が正解であり続けることはないので、SHIFTという会社を候補者に魅力づけるプロセスも常に改善していきたいと思います。
そうして、「IT業界に踏み出すならSHIFT」というブランドにつながっていけばいいなと思います。SHIFTが掲げる「IT業界の人口を増やす」、ができるのは未経験者を採用する、私たち二卒採用チームだという強い気持ちをもってこれからも邁進します。
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