担当者が押さえておきたい、SaaS管理ツールのメリデメ
はじめに
こんにちは、SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部です。
自社SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信しながら、SaaSにまつわるお役立ち情報をお届けしています。
皆さま、仕事においてもプライベートにおいても、Microsoft365やGoogle Workspaceなどを利用したことはないでしょうか？
これらは「SaaS (Software as a Service)」と呼ばれるもので、 クラウドサービス事業者がインターネット上で運用するソフトウェアを、ユーザーがインターネット上からアクセス利用できる仕組みのことです。
近年、初期導入のハードルの低さから「SaaS」を導入する企業が増えております。 メタップスの調査 によると2020年は1社あたりの「SaaS」導入数が1〜10個という企業が8割を占めていましたが、2022年には3割以下に縮小し11個以上導入する企業が32.7％と増加しております。
導入が進んでいる一方で、中には社員個人が勝手に使用している「SaaS」が野放しになっている場合もあり、セキュリティのリスクが心配されています。 また、管理する「SaaS」が増えることで、「SaaS」ごとのアカウント作成や削除、コストの管理については業務が増える一方となっております。つまり、アカウントの管理をしてる部門の負担は増すばかりです。
そこで必要になってくるのが、「SaaS管理ツール」です。
「SaaS管理ツール」とは、各「SaaS」毎のアカウント作成や削除、コストの管理をまとめて扱えるツールです。経営層としても、導入したツールがしっかりと有効利用されているのか、費用対効果としてマッチしているのかという点には気になるところです。そのため、昨今では「SaaS」という個だけでなくまとめ役の「SaaS管理ツール」にも注目が集まっています。
今回の記事では、「SaaS管理ツール」がこれらの課題をどのように解決するのかを詳しく説明します。
この記事はこんな方におすすめ
SaaSなどのアカウント管理をしている方
ソフトウェアのコストを可視化したい経営層やマネジメント層
企業のセキュリティ担当の方
1.SaaS管理ツールとは
「SaaS管理ツール」は、企業が使用する様々な「SaaS」を一元的に管理するためのツールです。
企業側の主な導入目的は、SaaSのライフサイクル全体を効率的に管理し、SaaSのブラックボックス化を防ぐことになります。ライフサイクル全体を効率的に管理する例としては、一元的にSaaSを管理する、不使用または重複して使用されているSaaSを特定し管理する、などが挙げられます。
また、ブラックボックス化してしまう中身の例としては、契約内容の管理、利用状況の把握、費用の最適化が挙げられます。企業で利用するSaaSの数が増えると、各SaaSの契約内容、料金体系、更新日などを一つ一つ追跡することには非常に工数がかかり・・・
ましてや、誰がどのSaaSをどれだけ利用しているのか、トータルでどれだけの費用がかかっているのか、といった例の利用実態の把握においては困難を極めます。
実際の機能としては一般的に以下があります。
「SaaS管理ツール」は、これら機能を駆使して各SaaSの情報を一元的に管理・一覧化し、透明性を提供するツールなのです。さらに、SaaSの費用対効果の最大値を引き出すことを目指すことができます。
では、次にSaaS管理ツールを導入するメリットをお話しします。
2.SaaS管理ツールのメリット
SaaS管理ツールを導入するメリットは大きく3つあります。
作業工数の改善
1つ目は、SaaSなどIT資産を一元管理できることによる「作業工数の改善」が挙げられます。
これまで同様に、各SaaSのライフサイクルの管理をExcelやスプレッドシードで行った場合は、各SaaSの状況を見たうえでExcel／スプレッドシードに記入となるため一手間がかかります。 企業で導入しているSaaSが増えることで、この一手間は作業工数の増大に直結してきます。 さらに、導入しているSaaSの増加に伴い管理が煩雑になったり、ヒューマンエラーが発生する可能性が上がることが予想されます。
そこで、SaaS管理ツールを導入することで複数のSaaSを一つのダッシュボードで一元的に管理できます。これにより、各SaaSの個別管理から解放され、作業工数が改善されます。
また、入退社や異動に応じてアカウントの発行削除も自動化することができるので、これらの手続きにかかる時間と労力を大幅に削減でき、業務の効率化となります。
コストの最適化
2つ目は、SaaSなどIT資産の利用状況可視化による「コストの最適化」が挙げられます。
SaaS管理ツールでは、管理・一覧化によってSaaSの利用状況に透明性をもたすことができ、一定期間利用されていないライセンスを発見し、コストの最適化を図ることが可能になります。また、各ユーザーの権限や役割に応じた最適なライセンスを割り当てることができ、必要以上のライセンスを購入することなく、SaaSコストを節約できます。さらには、SaaSの契約期間や更新日を管理できるため、無駄なSaaS契約更新を防ぐことで不要なコストの漏出を未然防止することが可能になります。
セキュアな環境の構築
3つ目は、各SaaSに対するアクセス権限の一元管理することでの「セキュアな環境の構築」が挙げられます。
SaaS管理ツールでは、個々の社員が勝手に発行したアカウントを検知できるとや、退職者や異動者のアカウントを適切に管理し不要なアカウントを削除できます。 これにより、不要なアクセスを防ぎセキュリティリスクを低減することが可能になります。
では、次にSaaS管理ツールを導入するデメリットをお話しします。
3.SaaS管理ツールのデメリット
利用料の発生
SaaS管理ツールは一般的に利用に際してコストがかかります。
多くの場合、SaaS管理ツール自体の導入には、利用ユーザー数に応じたライセンス費用が必要となります。さらには、SaaS管理ツールのサポートを依頼する場合、追加の費用が発生する場合があることにも注意が必要です。
利用SaaSの種類やアカウントの数が少なければ、管理担当者の作業工数はかからないため、SaaS管理ツールを導入する費用対効果は低いと思われます。
一方で、複数のSaaSを管理・運用する場合には、アカウントの発行や削除、棚卸などの作業が煩雑化してしまいますので、SaaS管理ツールを導入することで、高い費用対効果と業務効率の向上が見込めます。
4.SaaS管理ツール「ワスレナイ」について
ここまで、SaaS管理ツールについて機能や導入におけるメリット、デメリットについてご紹介しました。
SHIFTでは、SaaS管理ツール「ワスレナイ」を提供しております。
「ワスレナイ」の特長は、何と言っても先ほどデメリットとして挙げた「利用料の発生」が一切ないところです。
さらには初期費用、利用料、サポートすべて無料で行っております。
「ワスレナイ」は無料のSaaS管理ツールであるという点から、お試しで導入をされる企業様もいらっしゃいます。
実際に、導入企業様からは一元管理に好評をいただいており、「どの部署の誰が、どのSaaSを利用しているのか把握しやすくなった。」と言うお声を多くいただいております。
以下に該当する方は、ぜひ一度ご検討ください。
執筆者プロフィール：SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部
ワスレナイのSNS発信担当をしております。2024年3月より、SHIFT「ワスレナイ」の情報発信担当になりました！お役立ち情報とともに、SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信していきます。
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