SaaS導入で無駄なコストを生む？！経営層にこそ伝えたいSaaS管理の落とし穴
はじめに
こんにちは、SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部です。
自社SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信しながら、SaaSにまつわるお役立ち情報をお届けしています。
今回は、SaaS（Software as a Service）の導入と管理にまつわる、健全な経営に向けた内容です。この記事では、ランニングコストのひと言では片づけられないボトムライン対策の重要性について、具体的にご紹介します。
実際にSaaSの浸透は年々拡大しており、各社オンプレミスからの移行を検討するといったシーンも増えていませんか？世の中のクラウドリフトが進むとともに、サーバーやシステムに制限されず使えるSaaSは急速にその市場を拡大させています。
しかし。
気軽に導入できるが故に、各部署で自由に契約や導入が進んでしまい全社的な管理ができていなかったりしませんか？
そのような状態が、いかに経営リスクとなり得るかをご紹介します。
注意しておくべきSaaS導入の落とし穴4つ
1.ライセンス購入
SaaSは従業員数に応じてライセンスを購入することが一般的ですが、新規採用や退職により、アカウントを利用していない状況が発生することがあります。また経営層がライセンス数を過剰に購入した場合、未利用のライセンスが無駄になり、コストを増加させる原因となります。
2.退職者アカウント
退職した従業員のアカウントを適切に無効化しないと、そのアカウントは引き続き課金されます。気づいていなかった、ではコストは返ってきません。よって関連部署は退職者のアカウントを確実に無効化するプロセスを整備しておく必要があります。
3.スプロール化
SaaSは簡単に導入できるため、部門ごとに異なるツールが導入されることがあります。結果として似た機能を持つツールが重複して使用され、ライセンス費用が無駄になっていたという場合も発生します。これが「SaaSのスプロール化」と呼ばれる状態です。
4.料金変動
SaaSのライセンスは自動的にアップデートされることが多いですが、その際にライセンス料金が変動することがあります。管理者は自動更新のタイミングでライセンス料金を再確認し、無駄な支出を防ぐ必要があります。
これらの落とし穴によるコスト流出はジワジワと増幅するため、気づいたときには膨大な額になっていることも。
今できる対策とは
ご紹介した危険な管理状況の数々も、ちゃんと回避する手段があります。
早めの対策をしておくことでダメージが最小限になるため、SaaSが増えてから焦らないよう準備を進めましょう！
1.アカウントの一元管理をする
SaaSの管理でなによりも問題となるのは、「誰がどうやって何を管理しているか」が不透明になりやすいことです。部署別に導入したSaaSは各部署に依存し、他部署からはコスト感や利用状況が見えにくくなります。
この状況を打破するには、「全社のSaaS利用状況がわかる状態」を作り、管理することが必要です。ツールの活用やポータルを利用した管理など、実務に沿った「一元管理」を実現しましょう。
2.利用状況とコストの可視化をする
次に、各アカウントの利用状況をリアルタイムで追いかけることです。退職などで利用されなくなったアカウントがあるか、それらは月額いくら払っているのか、今後は必要なのか。利用されていないアカウントが排除されることで、SaaSコストのスリム化を実現できます。
3.最適化ツールを活用する
「SaaSを管理するSaaS」が存在していることはご存じですか？上記2点も含め人間がデータ管理をするには限界があり、ヒューマンエラー発生の元となります。管理自体もSaaSツールを活用する。それが現代に沿った、確実かつスマートな方法のひとつではないでしょうか。
SaaS管理ツール「ワスレナイ」
SHIFTからも管理をするためのSaaSツールを提供しています。
製品名は「ワスレナイ」です。SaaS管理をされることの多い、情シスの皆さまにお役立ていただける内容となっております。
基本機能が永年無料！
有償ツールを使う前に「ワスレナイ」で便利さを実感してみませんか？
SaaS管理ツール「ワスレナイ」
アカウントの一元管理とコスト可視化をSHIFTが実現！
おわりに
いかがだったでしょうか？
便利なSaaSはどんどん取り入れて活用していくべきだと思います。
一方で、そのためには管理計画も必須です。
スプレッドシートで一つ一つ手作業を行わなくても、管理ツールを使って一元管理することで、情報システム部や総務部の皆さまの負担にもなりにくいはずです。
この機会に一度、あなたの会社内のSaaS管理を振り返ってみませんか？
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執筆者プロフィール：SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部
ワスレナイのSNS発信担当をしております。2024年3月より、SHIFT「ワスレナイ」の情報発信担当になりました！お役立ち情報とともに、SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信していきます。
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