はじめに

こんにちは、SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部です。
自社SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信しながら、SaaSにまつわるお役立ち情報をお届けしています。

突然ですが皆様、SaaSの棚卸、できていますか？

近年では多くの企業が、導入が簡単でどこからでも使いやすいSaaSツールを積極的に導入しています。
しかし、導入して「はい、終わり。」とはいかないものです。PCなどのいわゆるIT資産と同様に、棚卸をしていく必要があります。 ところが、IT資産は棚卸をできていても、SaaSの棚卸となるときちんと実施していないことが多いのではないでしょうか。

理由はさまざまですが、SaaSの棚卸のやり方がわからない、SaaSが増えるほど管理が複雑になる、SaaS管理に手を回す余裕がない、といったことが挙げられます。 「どうにかしないと」と、どこかで危機感を抱きつつも、上記の理由から行動に移せていない方も多いと思います。

そこで今回は、どうして棚卸が必要なのか、また実際に棚卸で必要な作業は何か、をご説明します。

SaaS管理に目を向けられていなかった方、これからSaaS導入を進めたい方のご参考になれば幸いです。

SaaSを棚卸するメリット

なぜ棚卸をする必要があるのでしょうか。
2つの大きな理由があります。
コスト削減とセキュリティリスク軽減のためです。

コスト削減

例えば通常の社内購買を行う際、「物品」の場合は仕入れコストがかかりますが、在庫状態ではそれ自体に保有コストが発生することはありません。一方SaaSは、ライセンスを購入したら月額でコストが発生し続けるものがほとんどです。「1アカウントあたりの費用がそこまで高くないから大丈夫」と侮ってはいけません。使っていないアカウントや退職者のアカウントなどをそのままにしていて、気付いたら想像以上のコスト流失になっていた、といったお話はSaaSでよく起きてしまうことです。
コストを適切に管理していくためにも、棚卸をしましょう。

セキュリティリスク軽減

みなさんの社内には、会社で許可を出していないのに従業員が勝手に登録してしまっているアカウントや、退職した従業員の削除し忘れたアカウントなど、リスクに繋がり得るアカウントが放置されていませんか？
さらに従業員へ不適切な権限（管理者権限など）を付与してしまっていた場合、設定を変えて悪用される可能性もあります。
セキュリティリスクは会社の信頼にも直結する部分ですので、こういったリスクの早期発見や予防として棚卸をしましょう。

SaaSの棚卸とは？

棚卸ではどんな作業をする必要があるのでしょうか。
3つに分けてご紹介します。

契約中のSaaSの確認

まずは社内で使用しているSaaSの確認をします。
部署やプロジェクト単位で個別にSaaSを導入していることもあるため、部署やチーム単位でアンケート等を通して利用実態を確認していく必要があり、非常に骨が折れる工程です。

仮に社内ルールで「SaaS利用時は必ずワークフローで申請する」などのプロセスを設けていれば、申請記録と突き合わせることも可能です。しかし、このルールが完璧に運用されていても、無償でアカウントが作れるSaaSを会社に申請せずに利用している可能性は排除できません。よって利用実態をひとつひとつ確認していかなければなりません。

そのうえで、各SaaSの契約内容や利用料金を整理していきます。SaaSの契約はボリュームディスカウントが行われることも多いため、似たような機能のSaaSを使っていた場合、どちらか一方の解約を検討することをおすすめします。

SaaSごとのアカウントの確認

各SaaSで使用されているアカウントを確認します。SaaSごとに全アカウントを一覧化したのち、以下のような観点に沿ってアカウントの追加・修正・削除を実施していきます。

①付与しているアカウントの適切性
部署やプロジェクトごとに必要な人にアカウントが付与されているか、ライセンスのプランや権限は適切かを確認します。

②利用状況
付与しているアカウントが実際に使用されているかを確認します。 SaaSの管理者画面から利用状況まで確認できるSaaSもありますが、多くの場合は従業員に向けてアンケートを実施し、実際の利用有無を回答に沿って確認します。数か月に１度しかログインをしていないようなケースでは、アカウントの削除を検討するなど、次の対策案が見えてきます。

③退職者アカウント・不明なアカウント
退職した人のアカウントがそのまま残っていないか、不明なメールアドレスが紐づいたアカウントがないかを確認します。 うっかり社外のメールアドレスを使用したり、退職時にアカウントを削除し忘れたりなど、ヒューマンエラーの部分を確認することも重要な観点のひとつになっています。

ライセンス契約の最適化

上記を踏まえて、今後に向けた対応を検討します。
まずは不要なアカウントや不明なアカウントを削除し整理します。他にもライセンスを多めに購入しておき依頼があれば割り振る、という運用をしている場合、余剰ライセンス数を確認して購入/解約の判断をします。 また、現在払い出している費用から次期予算の推測を立て、場合によっては上長や役員と相談しながら全社的にSaaSへ使う予算を確認していきます。

このように、実作業となると上記に述べたような作業を実施することになりますが、これにはかなりの時間と労力がかかり、また定期的に実施するとなると作業負担は大きいです。
きっと「理解はしていても実施する時間が取れない」と苦しい思いをしている担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこで登場するのが、SaaS管理ツールです。

解決策

時間に追われ、SaaSの棚卸だけでなく、日々やりたい業務も進まないような少人数体制の情シスの方々にぜひお伝えしたいこととして、棚卸の煩わしさを解消する手軽な最初の策として、SaaS管理ツールの導入があります。

SaaS管理ツールを使用すれば、

• 使用SaaSの一覧化

• アカウントの一元管理

• コストの可視化

• 不正アカウントの検出

を自動で実施してくれます。これを使えばあっという間に棚卸終了です。
手作業で行うとどうしてもヒューマンエラーが起きてしまいやすい棚卸作業においては、SaaS管理ツールを使うことが「リスク回避」と「作業効率化」の面で非常に効果的です。

ある調査によると、2022年のアメリカの平均SaaS導入数が130個というデータもあります。（BetterCloudの調査 ） これを踏まえるとここ数年でSaaSの導入はどんどん増え、日本においてもSaaSの管理は避けられない事態が予測されます。
今からSaaS管理ツールを導入しておくことで、将来の自分を助ける選択となるでしょう。

SaaS管理ツール「ワスレナイ」

SHIFTでは「ワスレナイ」というSaaS管理ツールを提供しています。

上記で挙げた機能はもちろん内包しており、その他ハードウェアの管理機能など、痒い所に手が届くような機能を有しています。そして何より初期費用も利用料金も永年無料という点が大変ご好評いただいております。
「SaaS管理ツールってどんな操作感なんだろう」という方でも気軽にお試ししていただけます。

きっと今まで行ってこられた管理・棚卸業務と比べると、目からウロコの操作のしやすさです。「いくら無償とはいえ会社の承認が...と」いう方は、まずデモ体験から利用することも可能です。
お気軽に下記よりお問い合わせください。

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