SaaSのアカウント管理、ブラックボックス化していませんか？
はじめに
こんにちは、SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部です。
自社SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信しながら、SaaSにまつわるお役立ち情報をお届けしています。
どうしてますか？SaaSアカウントの管理
普段、SaaSのアカウントはどのように管理されていますか？
Excelやスプレッドシートで管理の方も多いと思います。それ自体はカスタマイズしやすくとても便利ですが、手作業のため管理するSaaSが増えると時間がかかってしまいます。また、1人ひとりのアカウントの利用状況は各SaaSの管理画面にて確認する必要があり、利用状況まで管理しずらいです。そのため、利用頻度の少ない人や現在利用していない人にアカウントが付与されてしまっていても気づけない状況になってしまいます。
一方で「正しくアカウントの管理までしたいけど、SaaS管理ツールを導入するとお金がかかるので導入が難しい。」このような悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
SHIFTも同様の悩みを抱えていました。
そこで、これらの悩みを解決するために永年無償のSaaS管理ツール「ワスレナイ」が開発されました。
今回はこのSaaS管理ツール「ワスレナイ」が開発された背景について詳しくお話しします。
この記事はこんな方におすすめ
自社のSaaSがの利用状況がブラックボックス化している方
コスト削減できる箇所を探している方
アカウントを管理したいがコストをかけたくない方
アカウントの利用状況の可視化をしたい方
未利用のアカウント情報の取得
SHIFTではコスト管理を徹底しており、毎月のコストを経営層に報告しています。
以前はエクセルでSaaSアカウントを管理していたため、それと突合させてアカウントごとの利用履歴を確認し、 利用履歴を確認できないSaaSについては従業員にアンケートを実施し利用状況を確認しました。
しかし、SaaSの利用状況については、一つひとつSaaSの管理画面から利用履歴を確認するほかなく、時間がかかってしまいます。また、従業員にヒアリングを実施してみても、従業員からは「利用している」との回答があるものの、SaaSの管理画面にて確認すると「3か月以上ログインしていなかった」といった、実際の利用状況との乖離が起きてしまいます。そのため利用状況はブラックボックス化していました。
このようにして、利用状況の確認作業を行った結果、以下のような結果が得られました。
調査結果の一部を公開！
調査結果の一部をご紹介します。
下記表のSaaS「A」（117アカウント契約）では、現在利用していないアカウントは40アカウントあり、全体の34%に該当しました。また、SaaS「B」（125アカウント契約）では、現在利用していないアカウントは25アカウントあり、全体の20%に該当いたしました。
こうしてみると、稟議申請購入したアカウントであっても、一定期間経過すると使われなくなることが判明しました。また、利用しなくなった場合、本来は従業員側からは解約やアカウントの削除の連絡を行うべきではありますが、棚卸の時期を除いてそういった申請はほとんどありません。
そのため、利用していないアカウントが今回の調査で浮き彫りになりました。
管理の課題を元にSaaS管理ツール「ワスレナイ」を開発
利用されていないアカウントについては今回のように可視化し、コストの削減に取組むことは非常に大切ではありますが、大量の作業が必要で継続的に利用状況を把握し、購買したライセンスの適切な配置を行うことは困難でした。実際に、退職者のライセンスが残っているSaaSであっても、「管理者が気づかずに余剰ライセンスはないと判断し、追加購入してしまった」という例もあります。
こうした経験をもとに、より効率的かつ簡単利用状況を可視化し、コスト削減を可能にするツールとして「ワスレナイ 」を開発しました。
「ワスレナイ」にできることとは
「ワスレナイ」はAPIやOAuthを使用してSaaSの利用状況を自動的に取得することができます。
そのため、手作業で集計や付け合わせを行う必要がなく、下記の「ワスレナイ」のデモ画面のように、リアルタイムでメンバーごとのアカウントの利用状況を把握しアカウント管理工数やコスト削減につなげることができるツールとなっております。
<SaaS Xの場合>※ワスレナイデモ環境より
最近SaaSの利用が増えてきているが、利用状況はブラックボックス化してしまっている
アカウント管理ツールにコストはかけられない
という方にぜひ使っていただきたいです。
また、「ワスレナイ」では【SaaSアカウントの一元管理】や【アカウント作成・削除の自動処理】、【プライベートIDの検知】などの機能も提供しています。
もし少しでもご興味をお持ちの方がいらっしゃいましたら、まずはデモ体験から始めていただくことも可能です。
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執筆者プロフィール：SHIFT「ワスレナイ」ブログ編集部
ワスレナイのSNS発信担当をしております。2024年3月より、SHIFT「ワスレナイ」の情報発信担当になりました！お役立ち情報とともに、SaaS管理ツール「ワスレナイ」について情報発信していきます。
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