こんにちは！スクラムマスター目指して日々勉強中の、三谷です。

皆さんの職場では、TeamsやSlackといったチャットツールは使っていますか？
今や「スムーズなコミュニケーションには欠かせない！」と言っても過言ではない、これらのツール。しかし、使い方を誤ると、本来の便利さを生かしきれないこともあると、私は考えています。

そこで、今回の記事では、私が実際に見て「こ、この使い方はイマイチだー！」と感じた、TeamsやSlackの使い方を3つピックアップしてみました！加えて、そんなイマイチな使い方を回避するために、私が実践していることも併せてご紹介します。

1. メンションなしで、静かにメッセージ投下

ーこんなこと、ありませんか？

TeamsやSlackには、宛先を明示して通知を送る「メンション」機能があります。

もちろん、メンションなしでメッセージを送信することも可能です。 しかしそんなメッセージは、誰にも通知が送られず、宛先も不明瞭です。誰にも気づかれないまま、数多のメッセージに埋もれてしまうことも・・・。

たとえ、埋もれることなく誰かに気づかれたとしても、メッセージを見た人には、内容を読んでから宛先を判断するという負担をかけることになります。

ー私はこうしています

送信者の立場として私が心掛けているのは、「適切な相手にメンションを付けること」です。 例外として、「このメッセージを読もうが読むまいが、受信者側の行動は何ら変わらないだろう」と思われるメッセージについては、敢えてメンションを付けないこともあります。（例えば、何かをしてもらった後に「ありがとうございます！」と一言送るだけの場合など。）

「通知が多いと、受信者は煩わしいと感じるのでは？」という気遣いから、敢えてメンションを外している方もいるかもしれません。
しかし、私はその気遣いは不要だと考えています。なぜなら、通知の受信範囲は、自身で設定可能だからです。時間帯やチャンネル、スレッド単位でも、通知のON/OFFを切り替えることはできます。

「受信者自身が選んで通知を受信している」という前提で、送信者側がすべき気遣いは、「メンションを付けること」だと、私は思っています。

2. 長く使える有益な情報を、チャットツールに書いたっきり

ーこんなこと、ありませんか？

TeamsやSlackには、日々たくさんの情報が飛び交います。その中には、今後に役立つ知見や、繰り返し使える情報が含まれていることもしばしば。

しかし、そんな情報を後から探そうとして、「あれー、なんて検索すれば出てくるんだろう・・・」と迷ってしまい、時間を無駄にしたことはありませんか？

このようなコミュニケーションツールでは、古い情報はどんどん流れてしまいます。「新しい情報をテンポよくやりとりできる」という利点の裏返し、とも考えられるでしょう。
整理されることもなく、ただただ時間経過と共に流れて行ってしまった情報は、後から探そうとしても、なかなか上手く見つけられないものです。

ー私はこうしています

情報蓄積用のファイルを作成し、そこに「検索ワード」とともに書き残していくようにしています。

「この情報は、きっともう一度見たくなる！」と感じる情報を見かけたら、その情報をファイルに書き溜めていきます。
しかし、それだけでは終わりません。後からこの情報を見つけるために使うであろう「検索ワード」を、セットで記入しておくのです。
これにより、後日に情報を探そうと思った時、自分が有用だと感じた情報だけを対象に、自分に馴染みのあるワードを使って、検索することができます。

さらに、このファイルをチームメンバー間で共有するようにすれば、チーム全体のナレッジとして活用することも可能です。
特に、Teamsの場合は「Wiki」機能も存在するので、ここに情報を蓄積していくのも良いでしょう。

3. 1つのスレッドに話題詰め込みすぎ

ーこんなこと、ありませんか？

とても便利な「スレッド」機能。議題毎にスレッドを立てることで、複数の議題が並行していても、すっきりと見えます。

そのはずが・・・いつの間にか1つのスレッドの中で、複数の会話が飛び交っていた！ということは、残念ながらよく起こります。
複数の話題が1ヶ所で入り混じってしまうことで、誰がどのメッセージに対して返事をしているのかが分からなくなったり、後から読み返した時に解読が難しかったりと、良いことはありません。

ー私はこうしています

1スレッドの大きさは、「一つの会話が始まってから終わるまで」になるよう、心掛けています。
対面で会話している場面に置き換えるとしたら、「ちょっといいですか？」から始まり、「この件は解決しました！ありがとうございます。」で終わる一連の会話のイメージです。

1スレッドをこの大きさに留めておくと、後から自分や第三者が読み返す時に、とても内容を追いやすくなります。

しかし、このような細かい単位でスレッドを立てていると、今度は「チャンネル内にスレッドが乱立してしまい、見づらい」という悩みに直面することがあります。
そのように感じた時は、新しくチャンネルを作成するタイミングです。よく話し合われる議題を、別のチャンネルに切り出すことにより、各チャンネルがすっきりします。

なんとなく感じる「使いづらさ」は、意外に言語化されていない

ここまで読んで、「そういうのって確かに不便だよね～。分かる。」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、「どこが使いづらいのか」「それを改善するために、どうしたいのか」を言語化したり、それをチームで話し合ったりしたことは、今までにあるでしょうか。
私の体感では、そういったことをしている人は少ないように感じます。

私もかつては、「コミュニケーションの取り方なんて、いちいち口を出すほどのものでもない」と考え、使いづらさを感じながらも黙っていました。
しかし、とある出来事を経験して、私は考え方を変えました。
チームメンバーの1人がふと「Slackでやりとりする時、こういうところが不便なんだよね」と呟いた時、私を含むメンバー全員が共感したことがあったのです。

以来、「実は言語化していないだけで、コミュニケーションの取り方に対して不便さを感じている人は、意外にも多いのではないか」と考えるようになりました。

コミュニケーションの改善は、仕事の進めやすさを向上させることに繋がるはずです。
「SlackやTeamsの使い方に、どことなく不便さを感じている」という方は、まずはその不便さを言葉にしてみてはいかがでしょうか。意外にも周囲の共感を得て、改善に向けて動き出せるかもしれません。

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