『情シスでも』 とことんやると、それは組織の文化になる！！
SHIFT コポプラの米沢です。前回は、私の部署の話を書かせていただきました。今回は、その中でも我々の部署を代表する業務活動である、従業員教育について書かせていただきます。
コポプラ's ポイント 4と5に跨って該当するトピックです。
想定読者
・情シスから組織を変えたいと思っている方
・情シスの未来に不安を感じている方
・情シスの貢献度が見えなくなっている方
SHIFTにとって重要なイベント "月例e-learning"
SHIFTには、大事な月中行事があります。それは、毎月の第3もしくは第4月曜日から2週間（正確には当月最終金曜日の2週前の月曜に開始）開催しているe-learningです。
セキュリティ（コポプラ）、コンプライアンス（法務）、モラル・マナー（人事）の3領域からe-leanringを実施しています。その実施状況はSHIFTのHPで公開しています。期間内に全員受講させるということを2017年以降70ヶ月以上連続で実現しています。
全従業員に対して徹底的に受講させるという、社内でも”SHIFTらしさ”を体現するイベントになっています。各領域で問題は作成しますが、その運用はコポプラで行っています。システムは自作しています。
SHIFTの"月例e-learning"のやり方
2017年に運用開始当時から基本やり方は変えていません。そのやり方は以下の通りです。
大目的：全従業員がSHIFT人として獲得すべき「いろはの、い」を注入する
全員が合格すること目的とする
毎月実施する
3ヶ月を1サイクルとして、同じ内容を実施する
１試験あたり、5分程度で完了する程度の分量とする
期間は２週間とする
部門教育の肩代わりとして部門活動に位置づける
SHIFTには、別途記事がありますが、社内で業務スキルを向上させる学びに機会等はたくさんあります。ここで対象としているのはもっと本質的なところ、『マインドセットを醸成する』ために実施している"月例e-learning"を対象としています。始めたきっかけはとあるインシデントの教訓からです。
SHIFTの場合、ただ受けさせるではなく、従業員が全員合格するまで実施させることが特徴です。その対象者は正社員から、アルバイトも含め全従業員が対象です。SHIFT歴が浅い人から深い人、ITリテラシーもまちまちです。また、人の流動性も高く、業務の変化も激しいのがSHIFTの特徴。その特徴を前提とし、全従業員に情報を効果的に伝えるやる方として上記の座組としました。
毎月全員が実施する月中行事ですので、1試験当たりの上限時間の目安を設けています。現状3領域ありますので、毎月平均15分、全従業員に投資してもらいます。従業員数をかけると膨大な時間を費やしています。教育だからといって多くの時間を使っても本末転倒ですので、制限を設けています。時間の制約があるので、1回あたりの分量は控えめにする必要もあるので、より本質に近い設問を設定しつつ、さらに、3ヶ月で一通り全領域を網羅できるように調整をかけています。それを繰り返し実施することによって、刷り込みをしています。条件反射で回答できる状態を目指しています。特にセキュリティはとっさの判断が重要なので、刷り込む事が大事だとは考えています。
ただ、単に実施したところで、全員が合格するまでもっていくことはできません。全員合格させるために、組織的な運用も合わせて作り込んでいます。読者の皆様の会社でもe-learningを実施しているとおもいますが、ISMSの審査時期とかに実施している会社はおおいのではないでしょうか？おそらくですが、全員合格まで追っかけ運用している会社は少ないと思います。私の過去所属した会社においても100％にはなっていなかったです。SHIFTも上のスキームを実施するまでは一緒でした。そこで催促する座組を作りました。
2週間という期間を設けることで、月中行事としての体を作っています。公開週については、従業員の意思に任せます。これは驚くべきことなのですが、最初の1週間で全体の95%は完了してしまいます。ほんとにすごいなーと毎月関心しています。毎月定期実施していますし、同じ組織で誰が残っているかは常に見えるようにしているので、声かけあって実施する仕掛けが出来上がっていると考えています。
後半1週間は、催促期間となります。ここで各部門長の出番です。各部門長には、残数を毎朝連絡しています。それに基づいて追い込みをかけてもらっています。セキュリティはビジネスの根幹を成す業務行為であるので、部門の責任として実施してもらっています。そういう工夫もあり、2017年以降継続して目標を達成しています。
3ヶ月サイクルには、実は別の側面もあります。SHIFTは毎月相当数の人員が入ってきます。その人達に対しても平等に確実に情報を流通させる必要もありました。3ヶ月サイクルと言うスパンでやることで、3ヶ月以内で確実に全員に行き渡らせるという点も含めています。
やり続けたら、それが組織文化になった
上記の運用を5年以上やり続けています。もちろん、細かくは運用を見直したり、システムを更改したりしながらやっています。継続していくことによって、いろいろ『いい効果』がでてきました。
社内で一番情報伝達力が高いツール（手段）となった
実は、e-learningの出題権限については従業員に開放しています。各部門とかで従業員の情報を確実に流通させるツールとして地位を確立しています。その結果、いろんな部署で実施され、回数が多すぎるという課題はあるものの、社内で最も活用去れているツールの一つになっています。
毎月定点観測することで、組織のヘルスチェックができるようになった
毎月繰り替えし実施することで、統計的な実績が積まれます。それは従業員の受験状況や設問毎の正答状況など、統計的な整理が可能です。正答状況の変化があるなーと思ったら、外国籍の従業員が増えていたり、普段受講が早い人が遅くなたりした場合は業務の変化があったり、わかることがあります。それによってルールを見直したり、内容を見直したりもできています。やり続けていると、その変化からいろんな事がわかる事に気づきました。
社内での情報収集においても、最も効果的なツールとなった
社内で最も情報が伝わるツールであると同時に、情報を回収するツールにもなっています。e-learningにアンケートを付けて実施するとかは常套手段として、社内でよく行われています。例えば社内でちょっと最近の動向調査したい場合とかもサクッと 作って公開するだけで、数日で数千件の情報を集める事が可能です。
たかがe-learningですが、こだわってやり続けたことで、情シスでも、会社の重要な文化を作る事ができたと考えています。それは会社を支える情シスとして、最も誉れることかなーってその喜びを日々噛み締めています。
おわりに
今回はSHIFTにおいて、企業活動・文化になっている、ｅ-learningについて述べさせていただきました。ポイントは組織に根付いた文化（運用）が作れたかです。決してシステムありきではありません。情シスは、地味な作業領域が比較的多いとは考えています。ただ、企業が存続し続ける上で、大事な業務を請け負っている部署です。だからこそ、企業に根付いたことができる部署でもあると考えています。普段の業務を、少し見方・捉え方を変えることで、組織によい影響を与える活動を生み出すことができるのではないでしょうか。この経験は、私が情シス運営を考える際の「いろはの、い」になっています。
何か情シスの業務を変えるヒントになれば幸いです。
また機会があれば、もう少し泥臭いところとか話してみたいとおもいます。
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執筆者プロフィール：米沢 毅
独立系ソフトウェアハウスでSEを5年、ITコンサル会社でアーキテクトを8年経験。その後SHIFTに2014にJoin。テスト実行管理ツール CATの開発マネージャを経て、2018年に情報システム部に異動、部長に着任。情報システム並びにセキュリティを管掌。未だに開発が好きで手を動かしています。
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