【Notion】非エンジニアが解説するNotionの使い方(プロジェクトページ編)
はじめに
皆さんこんにちは。チーム内でNotionを活用させるためにジタバタしているSHIFTの非エンジニアの申です。
さて本日はプロジェクトで活用するNotionを紹介したいと思います。
皆さんもご存知の通り、会社の仕事には色々タイプがあると思います。
第二回目のブログで、Notionでの議事録作成方法を解説しましたが、その後チームメンバーからのこの様な声をいただきました。
Notionの議事録は便利なんだけど、一つのプロジェクトやってる時に、議事録がばらけるのをどうにかしたい。
前回のMTGの内容確認する時に議事録を探したり「あの話って、いつのMTGでしたっけ？」「あの資料どこだっけ？」 という確認に時間がかかっている。Notionで何とかして欲しい。
というような要望をもらいました。
そんな要望を聞いて、プロジェクトで使いやすいNotionページを作ってみました。
それがこちらです。
プロジェクトテンプレートと名付けたこちらのNotionページは 5つのエリアに分かれています。 それぞれについて解説いたします。
①タイムラインエリア
ここにはプロジェクトのマイルストーンとその期間について記載します。
例えば「市場調査をする」とか「初期機能を開発する」とか「テストをする」等が該当します。
そしてマイルストーンの横にそれにかかる期間を（ざっくりで良いので）入力します。
するとその右側のタイムラインエリアに、ガントチャートで良く見るバーが作成されます。
これによってプロジェクトのざっくりスケジュールを立てて、メンバー全員でプロジェクトの全体感を掴むことが出来ます。
②メモエリア・資料置き場
このエリアにはプロジェクトに参加しているメンバーが共通して確認すべきメモ情報や目を通すべき資料などを置いておくエリアです。
資料は添付しても良いですし（容量に制限有り）リンクを貼っておくだけでも良いです。
そうすると「あの資料どこ行った？」とか「新しく参加したメンバーに見てもらう資料集めて」 等の手間が無くなります。
ここに来れば基本的な情報が揃っている。そんな気が利くエリアです。
③Todoの下書きエリア
ここには、まだ誰に担当してもらうか決まってないが、いつかやらなければならないタスク等を書きます。
備忘録エリアといっても良いかも知れません。あまり厳密なルールは無いのでプロジェクトを進める上で、やりやすい形に変えても◎です。割と自由なエリアです。
④プロジェクトのTodoエリア
ここはプロジェクトを進める上で発生したタスクを記載するエリアです。
内容は「タスク名」「担当者」「ステータス」「プロジェクトDB」と記載してますが、ポイントはプロジェクトDBです。
例えばこのプロジェクトの名前を「オフィス引っ越しプロジェクト」とした場合、プロジェクトDBに「オフィス引っ越しプロジェクト」が登録される形となります。
これをタスク管理をしているDBとリレーション（機能説明は割愛）することで プロジェクトページのタスクには「オフィス引っ越しプロジェクト」のタスクだけが表示される形となります。
リレーション機能はNotionのデータベースを使っていく上で大変便利な機能です。
また機会があれば詳細を説明しようと思います。
⑤プロジェクトの議事録エリア
最後にプロジェクトの議事録エリアです。
これは冒頭のチームメンバーからの要望を受け、作成したエリアです。
使い方は簡単、議事録作成時にプロパティにプロジェクトDBをリレーションさせ、対象プロジェクトを選択するとここに表示される仕組みとなっています。
先ほどと同様に「オフィス引っ越しプロジェクト」に関わるMTGの議事録を作成したときにプロジェクトDBをリレーションさせて「オフィス引っ越しプロジェクト」を選択するとこのエリアに表示されるようになります。
例えば「オフィス引っ越しプロジェクト」に関わるMTG議事録を10回作成した場合その議事録のみがここに10個表示されます。
これで「あの話しっていつの会議で決まったっけ？」や「前々回の会議って決まって無かったっけ？」といった時にすぐに議事録を振り返る事が可能です。
いかがでしたでしょうか。
これまでの私のNotionの解説では、「議事録」や「タスク管理」などどちらかと言えば単発で終了する内容を扱ってきましたが、プロジェクトの様なMTGやタスクの集合体を進める上で、今回紹介したようなNotionを構築することで「情報の集約」や「情報の一覧化」が格段にやりやすくなります。
つまりプロジェクトの情報が整理整頓された状態とも言えますね！
必要な情報を整理整頓し、余計な手間をかけずにプロジェクトを成功に導きたいですね！
まだまだ私も運用に苦戦することもありますが、是非参考にしてみてください！！
※今回紹介したプロジェクトDBは既にあるテンプレートを自分なりにアレンジしたものをご紹介しております。
＼もっと身近にもっとリアルに！DAAE 公式 X／
執筆者プロフィール：申（シン）
SHIFT DAAE（ダーエ）戦略部 福利厚生型ふるさと納税サービス「まん福」でカスタマーサクセスを担当しています。
SHIFTの採用情報はこちら
お問合せはお気軽に
SHIFTについて（コーポレートサイト）
https://www.shiftinc.jp/
SHIFTのサービスについて（サービスサイト）
https://service.shiftinc.jp/
SHIFTの導入事例
https://service.shiftinc.jp/case/
お役立ち資料はこちら
https://service.shiftinc.jp/resources/
PHOTO：UnsplashのRachel Moenning